Webséminaire 365 jours en association

Depuis janvier 2017, la moitié des offices de tourisme néo-aquitains est reconfigurée, réassemblée, restructurée, regroupée… Cette série de webséminaires « 365 jours dans la vie d’un Office de tourisme » permet d’avoir un panorama rapide de la gestion d’une structure sous les trois formes juridiques les plus répandues : association, EPIC, SPA.

Le webséminaire sur les offices de tourisme en association a eu lieu le mercredi 15 mars 2017.

 

Le webséminaire en replay

 

Le programme

En mode interview …

  • En 5 minutes, votre structure, c’est …
  • Si vous citiez 3 particularités du statut d’association ?
  • En temps que directeur, quel est votre rôle ? quelles sont vos responsabilités ?
  • J’aime / j’aime pas

Retour sur les particularités de 365 jours en association …

  • Le travail en mode projet avec les administrateurs
  • La comptabilité privée
  • L’événementiel : Jazz in Marciac
  • La gestion d’équipement

 

Les intervenants

Jérôme Cangrand, directeur de l’office de tourisme de Saint Jean Pied de Port et Saint Etienne de Baigorri & Nathalie Barrouillet, directrice de l’office de tourisme des Bastides et Vallons du Gers. Animé par Charlotte Emery, MONA.

Les ressources

Retrouvez ici la présentation du webséminaire ainsi que l’enregistrement vidéo, accessible sur notre chaîne YouTube.

Retrouvez les supports de travail et de communication présentés par Jérôme et Nathalie sur leurs sites respectifs :

> Présentation 365 jours en association

Téléchargez la présentation

Téléchargez la présentation

 

Les directeurs d’asso en mode interview

Pour compléter les ressources proposées par Jérôme et Nathalie, deux directeurs d’associations, issus de notre pool d’Expairs, nous parlent de leur vision du statut juridique de l’OT.
Lionel a mis en oeuvre le regroupement de plusieurs offices de tourisme en association, sur un territoire hautement touristique, et sur deux EPCI : l’île d’Oléron et le Bassin de Marennes. La structuration d’un tel territoire en association, ce n’est pas la tendance. Vision d’un territoire où l’association a conservé toute sa légitimité…
Alexandra a vécu le changement d’EPIC à association, elle nous partage sa vision des deux statuts entre lesquels son coeur balance… et nous prouve que l’un comme l’autre peuvent fonctionner, tout dépend du projet !

Lionel, de plus en plus fréquemment, lorsque le territoire de compétence devient important, la structure passe sous forme publique. Pourquoi les deux EPCI de Marennes et d’Oléron ont-ils choisi de conserver le statut associatif ?

La question ne s’est pas posée longtemps, car les élus du territoire souhaitaient dès le départ que notre structure garde un vraie dynamique partenariale avec les professionnels du territoire. Nous étions plus sur un projet d’entreprise, que sur une structuration « institutionnelle » dès le départ.

Quel(s) avantage(s) vois-tu à ce statut d’association ?

L’association garde une grande souplesse de fonctionnement. A l’heure où nous gérons des boutiques, où nous développons de la commercialisation sur le web, il nous faut avoir la capacité de réagir rapidement. Cela permet aussi aux partenaires privés de se sentir plus concernés selon moi. Bon nombre d’acteurs ont souvent du mal avec le formalisme public (délibérations…), ce n’est pas simple, et ça ne motive pas les équipes. A ne pas oublier, que les « grosses » associations ont un niveau de contrôle (expert-comptable, commissaire aux comptes…) qui n’a rien à envier au statut public, contrairement à une idée reçue.

Comment concilie-t-on, à Marennes-Oléron, le côté “entreprise” avec la “vie associative” (le conseil d’administration, les “nouveaux bénévoles”, les adhérents,…) ?

Nous avons aujourd’hui un millier d’adhérents. Après, comme dans de nombreuses associations, beaucoup sont des « consommateurs ». Il est vrai qu’une structure qui se professionnalise, et qui a un fonctionnement d’entreprise joue moins la carte du bénévolat. On essaie par contre, de garder de la proximité avec nos adhérents. On organise des temps de rencontre avec nos adhérents, notamment en début d’année (une soirée galette dans chaque commune avec présentation du plan d’action par exemple…). Cela peut paraître naïf, mais cela compte, car le risque serait qu’ils aient le sentiment que tout se décide très loin d’eux, alors qu’on n’est pas non plus une multinationale, on reste des acteurs de terrain, on vit sur place, et on n’est surtout pas déconnecté de la vie locale.

La composition du conseil d’administration est une donnée importante. Pour nous, c’est le « cocktail » d’un 1/3 d’élus, 1/3 de représentants de filières organisées au préalable (club hôteliers, asso de restaurateurs, de campings, de nautisme…), chacun est ainsi représentatif et désigné par ses collègues, et un 1/3 d’ambassadeurs (représentant de la vie civile, mais au départ, surtout des anciens présidents des offices anciennes générations).


Alexandra, de ton côté, quelles principales différences voies-tu au changement de statut. C’est vraiment plus souple, une asso ?

A mon avis, il existe quelques différences importantes :

  • La souplesse et la réactivité permises par la structure associative dans le cadre des activités commerciales contrairement à la rigueur administrative de l’EPIC,
  • La différence de comptabilité (l’esprit est différent selon les règles comptables qui s’appliquent : en EPIC, le budget est le document principal (BP/BS) alors qu’en association, on travaille sur l’exercice comptable),
  • Le statut du Directeur avec les problématiques de responsabilité qui se rattachent au Directeur d’EPIC, qui est ordonnateur de sa structure,
  • D’un point de vue plus politique, le format EPIC permet au Directeur de l’Office de garder un lien fort avec ses élus et d’être partie prenante dans la politique de développement de la collectivité, ce qui n’est pas forcément le cas dans le cadre d’une association.

Pour le reste, le schéma de prise de décision reste plus ou moins le même : en asso, on travaille avec un bureau et un conseil d’administration, en EPIC, c’est avec un comité de Direction.

Pour avoir dirigé les deux types de structure, personnellement, j’aime le côté carré de l’EPIC et l’obligation d’être toujours dans la programmation et la réflexion en amont et j’apprécie la souplesse de l’association pour tout ce qui concerne le commercial.

Sur le plan des activités, as-tu les mêmes ?

Hors missions de service public, les missions/activités de ces deux offices sont totalement différentes donc je ne peux pas comparer  :

  • Dans le cas de l’EPIC, nous gérions des équipements, la taxe de séjour, la politique de développement territoriale, et avions un petite activité commerciale très très restreinte. La structure avait un autofinancement de 15/20%.
  • Dans le cas de l’OT de Cambo les Bains, les activités commerciales sont prépondérantes avec un autofinancement à 50% : centrale de réservation, régie publicitaire, boutique, forfaitisation groupes et individuels. Nous ne nous occupons pas du tout de développement touristique, taxe de séjour et ne gérons pas d’équipements.

La coordination des acteurs sur le territoire, la relation avec les presta : cela change avec le statut ?

Dans le cadre de l’EPIC, sur décision du Comité de Direction, l’ensemble des services de l’OT était apporté gratuitement aux prestataires du territoire, que ce soit la présence dans les éditions, sur le site internet, l’ANT, l’animation des assiettes et cafés de pays ou la mise en place du PLFI en partenariat avec la MOPA, etc.

Dans le cadre de l’OT de Cambo les Bains, les cotisations représentent une somme de 52 000 €, et nous proposons des services commerciaux à nos prestataires : régie publicitaire, centrale de réservation, etc. Il est donc évident que les relations se professionnalisent, les prestataires souhaitant avoir un retour direct sur investissement. Je pense que ce n’est pas forcément la forme de l’OT qui peut changer les relations aux prestataires mais plutôt le fait de tarifer ses services.

 

Pour aller plus loin…

 

  • Retrouvez les webséminaires de la série « 365 jours en office de tourisme » de mars 2017 consacrés à l’EPIC et à la régie en SPA :

> La boîte à outils structuration

Retrouvez les ressources concernant la structuration touristique dans une rubrique dédiée

Retrouver les ressources