Webséminaire 365 jours en EPIC

Depuis janvier 2017, la moitié des offices de tourisme néo-aquitains est reconfigurée, réassemblée, restructurée, regroupée… Cette série de webséminaires « 365 jours dans la vie d’un Office de tourisme » permet d’avoir un panorama rapide de la gestion d’une structure sous les trois formes juridiques les plus répandues : association, EPIC, SPA.

Le webséminaire sur les EPIC a eu lieu le 8 mars 2017.

 

Le webséminaire en replay

Le programme

En mode interview …

  • Votre structure, en 5 minutes
  • Si vous citiez 3 particularités du statut d’EPIC ?
  • En temps que directeur, quel est votre rôle ? quelles sont vos responsabilités ?
  • J’aime / j’aime pas dans le statut d’EPIC

Retour sur les temps forts de 365 jours en EPIC …

  • Le débat d’orientation budgétaire et le vote du budget
  • Les postes de travail saisonniers et le recrutement
  • L’édition des brochures et le passage de marchés publics
  • L’accompagnement des pros et les rencontres du tourisme

Les intervenants

Bouahlem Rekkas, directeur de l’office de tourisme Sarlat Périgord Noir & Pascal Rodrigues, directeur de l’office de tourisme du Val d’Ardennes. Animé par Charlotte Emery, MONA.

Les ressources

Retrouvez ici la présentation du webséminaire ainsi que l’enregistrement vidéo, accessible sur notre chaîne YouTube.

Nous vous invitons à consulter les « Espaces pro » des sites de l’office de tourisme de Sarlat et du Val d’Ardenne afin de retrouver les documents de référence :

  • guide du partenaire
  • évaluation des actions de l’office
  • communication sur la taxe de séjour.

> Présentation du webséminaire 365 jours en EPIC

Téléchargez la présentation

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La Foire Aux Questions

Des conseils en matière d’assurance pour le directeur ?

Une bonne responsabilité civile professionnelle ! On rappelle que la responsabilité du directeur n’est engagée qu’en cas de faute personnelle, détachable du service.

Avez-vous mis en place un outil pour collecter la taxe de séjour ? Effectuez-vous des contrôles ? Pour l’animation, y a-t-il une personne dédiée ?

A Sarlat et en Val d’Ardenne, la taxe de séjour est au réel (sauf pour les aires de camping-cars). A Sarlat, le logiciel de 3D Ouest est utilisé depuis un an, avec un mi-temps dédié à l’animation au sein de l’office de tourisme. Il revient à moins de 5000 € tout compris. Un participant nous informe qu’il utilise l’outil de Nouveaux Territoires, et qu’il a augmenté le produit de la taxe de 10% depuis.

Vous avez quoi comme logiciel de compta ?

En Val d’Ardenne, Segilog, et à Sarlat, Cerig.

Comment inciter les communes ou EPCI à nous consulter sur les projets touristiques ? 

Des conseils : l’inscrire dans la convention d’objectifs, travailler et communiquer avec les élus, le DGS et le service Urbanisme, valoriser / montrer son expertise sur le sujet.

En EPIC, est-il nécessaire d’avoir une convention d’objectifs avec sa com com ? Par qui est-elle rédigée ?

L’office de tourisme n’a en théorie pas d’obligation d’établir une convention d’objectifs. C’est toutefois fortement conseillé pour cadrer les relations entre l’OT et la collectivité. C’est obligatoire dans le cadre du classement (critère 2.2.1.1. quelle que soit la catégorie). A Sarlat, c’est l’OT qui a rédigé et proposé la convention à la collectivité.

Des formations conseillées au CNFPT ?

De nombreuses formations sont disponibles auprès du CNFPT (compta M4, marchés publics, archives publiques…) et auprès des fédérations régionales des OT (dans la Drôme : formation compta M4 à la demande des OT).

A la MONA, plusieurs formations traitent du sujet, à retrouver sur le programme de professionnalisation. Notamment :

Avant le 31 mars ou le 15 avril pour le vote du budget ?

ERRATUM : Le budget pour les EPCI doit être adopté avant le 15 avril, ou le 30 avril de l’année du renouvellement des organes délibérants. Pour les nouveaux EPCI, l’adoption des budgets doit intervenir dans un délai de 3 mois après création.

Le DOB doit être réalisé dans un délai de deux mois précédent l’examen du budget.

Références :

« 6° L’article R. 133-15 est ainsi modifié :
a) Le premier alinéa est ainsi rédigé : « Le budget préparé par le directeur de l’office de tourisme se conforme aux dispositions des articles L. 1612-2, L. 2221-5 et L. 2312-1 du code général des collectivités territoriales. »

  • Article L.2312-1 du CGCT :

« Dans les communes de 3 500 habitants et plus, le maire présente au conseil municipal, dans un délai de deux mois précédant l’examen du budget, un rapport sur les orientations budgétaires, les engagements pluriannuels envisagés ainsi que sur la structure et la gestion de la dette. Ce rapport donne lieu à un débat au conseil municipal, dans les conditions fixées par le règlement intérieur prévu à l’article L. 2121-8. Il est pris acte de ce débat par une délibération spécifique.

Dans les communes de plus de 10 000 habitants, le rapport mentionné au deuxième alinéa du présent article comporte, en outre, une présentation de la structure et de l’évolution des dépenses et des effectifs. Ce rapport précise notamment l’évolution prévisionnelle et l’exécution des dépenses de personnel, des rémunérations, des avantages en nature et du temps de travail. Il est transmis au représentant de l’Etat dans le département et au président de l’établissement public de coopération intercommunale dont la commune est membre ; il fait l’objet d’une publication. Le contenu du rapport ainsi que les modalités de sa transmission et de sa publication sont fixés par décret.

Les dispositions du présent article s’appliquent aux établissements publics administratifs des communes de 3 500 habitants et plus. »

Le DOB se fait en commission ou en CODIR ?  DOB en décembre alors ?

Le DOB se fait en CODIR pour l’EPIC. Le délai est de deux mois maximum entre le DOB et le vote du budget. Mieux vaut prévoir un délai en cas de modification pendant le DOB.

Avez-vous un tableau des emplois ? le tableau des emplois est obligatoire uniquement dans le public, non?

La tenue d’un registre du personnel est obligatoire puisque les salariés de l’EPIC sont de droit privé. La TP nous demande effectivement un tableau des effectifs pour régler les salaires.

Est-ce qu’une simple délibération suffit au lieu du règlement interne sur les marchés publics ?

Le règlement devrait a priori être une annexe à la délibération. Le seuil applicable est bien 25 000€.

Voir un article de Localtis sur le sujet, et le webséminaire sur la commande publique de 2017.

Comment procédez-vous pour le prélèvement automatique des partenaires ?

Un prélèvement automatique mensuel, un renouvellement tacite et une clause de désabonnement à la demande du partenaire.

Pour aller plus loin…

> La boîte à outils structuration

Retrouvez les ressources concernant la structuration touristique dans une rubrique dédiée

Retrouver les ressources