Un forum ouvert sur la Qualité de Vie et les Conditions de Travail

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Le 7 mars 2023, nous avons organisé le premier forum ouvert sur la QVCT dans le tourisme. Un forum ouvert, qu’est-ce que c’est ? C’est une méthode permettant de travailler un sujet en mobilisant l’intelligence collective, à travers les principes de co-responsabilité et d’autonomie d’un grand nombre de participants.

Pour une 1ère expérience QVT et forum ouvert : je valide totalement ! C’est fou et très fort qu’en 1 journée on puisse traiter des sujets très variés et en ressortir des plans d’actions concrets à mettre en place dans nos structures. MERCI !

Le forum ouvert en quelques mots

Pourquoi ? Notre intention était de vivre une expérience transformative en commun, en explorant les sujets de la QVCT entre pairs. Parce que nous sommes conscients que les meilleures idées émergent dans les temps off et que les conférences classiques et les ateliers nous laissent parfois sur notre faim…

Nous avons vécu pleinement cette aventure collaborative et collective dans un lieu qui s’y prêtait, au domaine des Hauts de la Frégate, à Bon Encontre. Notre objectif était d’arriver en peu de temps et dans une atmosphère détendue, à dénouer des situations complexes que nous vivons toutes et tous au quotidien dans le travail. Objectif atteint pour ce forum ouvert QVCT !

Une journée très riche en échange et en production, beaucoup de belles actions/idées à mettre en pratique.

Une journée hyper enrichissante tant sur le côté pro avec les futures actions qui sont ressorties, aussi sur le côté humain avec des échanges vastes, instructifs, inspirants et une belle cohésion !

Journée intensive en production sur un sujet d’actualité dont il est légitime de se poser des questions pour amélioration.

Le principe du forum ouvert repose sur le fait que les participants soient les acteurs de la rencontre. Chacun·e a eu l’occasion de proposer un sujet à traiter, qu’il soit propre à une structure ou commun à notre secteur, nos métiers. Chacun·e a ensuite eu la possibilité de contribuer, selon ses envies et ses possibilités, à un ou plusieurs sujets, selon 3 « rounds » d’une heure chacun. Le dernier round de l’après-midi a été l’occasion d’approfondir les 7 sujets priorisés par le collectif.

Pour en savoir plus sur le forum ouvert : rendez-vous ici ou là.

À la fin du forum ouvert, nous avions produit 66 pages de comptes-rendus avec des solutions, des échanges des pratiques, et également des feuilles de route. Au delà du côté productif, les participants sont ressortis joyeux et boostés par tant d’énergie collective, positive et de bienveillance. Nous vous invitons désormais à vous en nourrir, et à faire vivre la QVCT dans vos structures !

La QVCT dans le tourisme

Le forum ouvert QVCT a eu pour but d’explorer les sujets de la Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT) dans notre secteur touristique.

Comment pouvons-nous améliorer les conditions de travail dans notre secteur touristique ?

C’est sur ce thème que nous avons avancé, ensemble, durant toute une journée. 31 sujets ont ainsi été explorés au cours de la journée. Voici les compte-rendus des échanges, allant parfois jusqu’au plan d’action détaillé. Nous les avons organisés selon les 6 pétales de la fleur de la QVCT. Cette matière est la vôtre, allez y piocher des idées, des méthodologies d’actions. Pensez à solliciter la MONA ou les collègues du réseau pour en savoir plus et aller plus loin sur chacun de ces sujets.

Les relations au travail et le climat social

Le contenu du travail

La santé au travail

Les parcours professionnels

L’égalité professionnelle

Le management et la gouvernance

Zoom sur les plans d’actions du forum ouvert QVCT…

L’empathie

Qu’est ce que l’empathie ? Et jusqu’où aller dans l’empathie ? C’est sur cette base qu’ont démarré les échanges. Avec le premier constat que nous sommes tous des individus et notre travail et environnement professionnel est profondément humain et en interaction entre humains. Pour cela, prendre en compte les spécificités individuelles ET donner du sens collectif aux actions est indispensable. Le groupe a également intégré l’empathie comme un talent, à valoriser dans l’entreprise.

Les pistes pour agir :

  1. Définir une culture d’entreprise
  2. Identifier des personnes ressources et déterminer leurs rôles
  3. Connaissance de l’autre
  4. Créer des temps communs dans le cadre professionnel
  5. Créer des temps communs dans le cadre personnel

Pour aller plus loin, consultez le compte-rendu, revisionnez le webséminaire sur l’intelligence émotionnelle ou consultez l’article sur les talents.

La reconnaissance

Le choix du sujet part d’un besoin de développer la reconnaissance du travail, en interne au sein de l’équipe, mais également du point de vue des visiteurs et des élus. La réflexion s’oriente sur deux axes : la reconnaissance en interne et la reconnaissance en externe.

Les pistes pour agir :

  1. Sur la reconnaissance en interne
    • Quantifier le temps passé
    • Donner ou redonner du sens et de la valeur aux missions
    • Échanger
    • Verbaliser la gratitude
    • Manager de manière bienveillante
    • Aménager le temps de travail
  2. Sur la reconnaissance en externe
    • Co-construire avec l’équipe
    • Valoriser l’équipe
    • Utiliser l’espace pro
    • Présenter l’OT par divers moyens
    • Organiser des élutours

Le sport en entreprise

Ce sujet est posé comme en enjeu de santé au travail avec la sédentarité des métiers dans les offices de tourisme. Deux angles ont été abordé par les participants : le sport santé, où la pratique d’une activité sportive est plus bénéfique que des antidépresseurs sur la santé mentale et le sport activité cohésion, où la pratique d’une activité physique est facteur d’échanges entre collègues.

Les pistes pour agir :

  1. État des lieux des pratiques sportives, activités physiques et bien être de chaque collaborateur
    • Questionnaire
    • Réunion en marchant pour s’entendre sur la sémantique
    • Sollicitation médecine du travail
  2. Plan d’actions co-construit sur des activités à tester qui font consensus
    • Négocier des tarifs auprès de prestataires – en échange d’une com RS
    • S’offrir un coach sportif pour adapter les pratiques à tout niveau
    • S’engager sur un programme qui définit la fréquence, le jour et horaire adapté 
    • Dégager un créneau régulier sur le temps de travail pour ancrer une habitude
  3. Evaluation lors des entretiens annuels
  4. Veiller à l’intégration du nouvel entrant pour intégrer la dynamique

L’intégration et la légitimité des professionnels juniors

Avec un clin d’oeil particulier aux étudiants du Master Agest, dont l’envie, le professionnalisme et l’assurance nous ont bluffé !

Plusieurs problèmes de base sont posés immédiatement et deviennent autant d’enjeux pour la suite des travaux collectifs : tout n’est pas acquis à l’issue de la formation initiale, les informations transmisses dès l’arrivée sont nombreuses, mal organisées et l’isolement arrive vite, le fait d’être vu comme pouvant/devant proposer des idées novatrices est stressant, les tâches les plus ingrates aux plus jeunes, manque de légitimité, besoin de redoubler d’effort pour être entendu…

Les 3 actions pour agir :

  1. Préparer l’arrivée
    • Préparer un accès au cloud, aux outils de gestion, un partage des dossiers 
    • Partager les portraits chinois de l’équipe et proposer au junior de créer le sien
    • Mettre en place et préparer le bureau, l’ordinateur, la bureautique et anticiper les besoins matériels
    • Clarifier l’accessibilité à la structure, les horaires, les temps de la journée, les temps de pause, la gestion des repas etc
    • Envoyer un mail de bienvenue et créer un mail adapté à la personne
    • Préparer l’accessibilité aux logiciels, clés, alarmes, etc
    • Prévoir un accès à la convention collective
    • Prévoir une concertation d’équipe en amont pour préparer l’arrivée
    • Préparer une boîte à outils (modèles, charte graphique, etc)
  2. Gérer l’’arrivée
    • Organiser des rendez-vous individuels avec les membres de l’équipe
    • Présenter l’équipe de manière collective
    • Faire s’approprier les locaux
    • Présenter les outils
    • Former au tourisme et au réseau local (partenaires, élus, porteurs de projet, collaborateurs…)
    • Formaliser chaque besoin dans des écrits accessibles et permettant au junior de s’approprier les connaissances selon ses temps de formation et sa personnalité
    • Réaliser une check-list de présentation de la structure afin de s’assurer que toutes les présentations ont été réalisées et revenir dessus quelques jours après l’entrée dans la structure pour s’assurer que tous les points de présentation ont été abordés; Permet de revenir sur certains points qui ne sont pas clairs ou qui n’ont pas été évoqués
    • Prévoir un rapport d’étonnement 15 jours après l’entrée en fonction 
    • Avec l’arrivant formaliser une feuille de route revenant sur les échéances, les possibilités de rendez-vous avant échéances pour faire part des freins ou des questionnements
  3. Intégrer dans la nouvelle équipe
    • Garantir un cadre serein avec possibilités multiples de prises de parole, écoute, conseil, accompagnement, etc
    • Faire participer régulièrement aux eductours, rencontres avec les partenaires et acteurs du territoire pour donner du sens
    • De la part des équipes et des directeurs : être à l’écoute, être dans la compréhension de l’autre, se mettre à la place des collaborateurs juniors
    • Parler du droit à l’erreur et désacraliser la réussite
    • Favoriser la stratégie des petits pas et l’intelligence collective (notamment par le biais d’ateliers créatifs, qui permettent de ne pas donner le rôle créatif au junior uniquement, ni de lui attribuer les erreurs sur un projet : favoriser le travail collectif et la participation de tous, autant dans la réussite que dans l’échec)
    • Créer une instance de suivi des juniors, ou un référent qui puisse écouter les ressentis de ce dernier
    • Proposer un système de parrainage avec un suivi régulier (1 temps par mois avec le parrain pendant les 6 premiers mois puis rdvs espacés)
    • Solliciter une équipe projet, des binômes, des partenaires de projet
    • Assurer la transparence de l’offre de formation, et ce, même à la sortie de la formation universitaire ou autre.

Comment partager les responsabilités ?

Des questions sous-jacentes émergent rapidement dès le démarrage du forum ouvert QVCT : Comment mieux partager la responsabilité ? sommes-nous vraiment tous égaux ? Le partage est -il une utopie ?  Quel cadre ? Quelle notion de  co-responsabilités ? Quels ingrédients de co-responsabilité ?

Une liste d’ingrédient favorable s’invite au menu de cette discussion : la confiance, l’autonomie, le droit à l’erreur, la bienveillance, les compétences, les talents, l’apprentissage et l’accompagnement.

Les pistes pour agir :

  1. Modifier la terminologie et parler de pilote, de tutorat, d’acteurs de projet car le mot responsable est anxiogène, porteur de valeurs négatives : qui répond des ses actes, être tenu responsable de quelque chose
  2. Mettre en place de restitutions collectives qui permettent de partager les décisions ou les choix pris par la direction : “tout se partage mais tout ne se décide pas”.
  3. Travailler en mode projets avec la méthode RACI(S) : permet de visualiser les rôles de chacun et de répondre à la question qui fait quoi
  4. Consulter en amont le positionnement de chacun, les envies des salariés : analyse co-partagée des besoins de la structure.
  5. Mettre en place une grille de compétences voire une grille d’appétence qui permet de nommer des référents fléchés ou qui permet à chaque salarié s’il le souhaite de s’engager à transmettre son expertise et ses savoirs en mode collaboratif (sur la base du volontariat).

Pour aller plus loin, consultez l’article sur la coopération et la gouvernance partagée. 

Allier management et collaboratif

Comment mener vers un objectif l’équipe en mode collaboratif ? A quel moment le manager doit (ne doit pas) reprendre sa place ? Si le chemin vers l’objectif A n’est pas le même que celui envisagé, est-ce si grave que cela ? Si l’objectif dévie, quelle position le manager doit-il avoir ? Comment amener l’ensemble des collaborateurs de l’équipe qui ont des parcours, des caractères, des possibles différents ?

Un constat basique est fait néanmoins dès le lancement du forum ouvert QVCT ! Il est difficile de “faire” du collaboratif dans une structure très pyramidale !

Les pistes pour agir :

  1. En priorité : définir le cadre d’un périmètre d’autonomie et rendre l’implicite explicité
  2. Définir le rôle du manager comme un “agent de liaison”, une courroie de distribution, un rôle d’impulseur
  3. Lister quelques indispensables comme travailler sur le besoin de rassurance, le test et le droit à l’erreur, la politique des petits pas, la valorisation des aspects positifs et des es réussites
  4. Prévoir en montée en compétences de l’équipe
  5. Faire découvrir d’autres modes d’organisation à nos équipes
  6. Confirmer à l’équipe (le collectif) l’envie d’évoluer vers ce mode de travail en valorisant notamment ces avantages
  7. Définir un projet pilote (test) qui parle à tout le monde
  8. Co-construire une méthode pour ce projet et définir les règles du jeu (prise de hauteur, suspension du jugement, écoute active…), mettre en oeuvre le projet pilote et auto-évaluer de la méthode
  9. Généraliser de la méthode qui devient une pratique

Pour aller plus loin, consultez la rubrique management.

L’équilibre vie pro / vie perso

Une notion de déséquilibre guide cet atelier et l’enjeu repose sur le fait de trouver des leviers pour mieux comprendre le pourquoi et le comment tend vers un juste équilibre. Les questions traitées tournent autour du respect des limites, de l’usage des outils pro et des outils perso, des réseaux sociaux, de la gestion et l’organisation du télétravail, de l’organisation familiale, des frais de transport, de l’écologie personnelle des individus…

Les pistes pour agir :

  1. Mettre en place d’une charte interne d’utilisation des outils numériques et informatiques
  2. Simplifier les plateformes et les canaux de communication, savoir le remettre en question, ajouter les limites d’utilisation des divers outils numériques.
  3. Cadrer le télétravail
  4. Équiper le personnel
  5. Savoir être empathique, bienveillant, et savoir bien communiquer

Pour aller plus loin, consultez l’article sur notre site sur Le télétravail : théorie et pratiques ! De plus, ce sujet a fait l’objet d’une rencontre inter-entreprises dans le cadre de Limoges act.

> Vous y étiez et vous avez envie de replonger dans cette émulation ? Vous l'avez manqué et vous aimeriez avoir un aperçu de ce qu'il s'est passé ?

Revivez le forum ouvert QVCT en son et en image !

Être accompagné dans une démarche de QVCT

La QVCT est un des piliers du projet associatif de la MONA. Nous vous proposons pour avancer :

  • le programme Entract, destiné dans un premier temps aux managers à travers un parcours d’accompagnement de 9 mois, puis aux équipes à travers un accompagnement en équipe.
  • des formations ou accompagnement à la mise en place d’une démarche QVCT et/ou d’une démarche de RSE, construites sur mesure et animées par des formateurs MONA. Nous vous aidons à définir votre besoin et construisons un programme adapté, de 1 à plusieurs jours, avec tout ou partie de l’équipe. Pour cela, vous pouvez contacter Florent, Charlotte, Sophie ou votre référent à la MONA qui renverra vers les bons interlocuteurs.
  • un centre de ressource, en ligne, accessibles à tous pour avoir une vision globale du sujet, s’inspirer et approfondir certains thèmes en autonomie.
  • des témoignages de la mise en oeuvre de démarches QVCT et également plus globalement de RSE, dans le réseau des offices de tourisme, comme le Grand Auch-Coeur de Gascogne, Sud Vienne Poitou, Porte Drom’Ardèche, Vallée de la Dordogne, Destination Agen, Coeur du Bassin d’Arcachon, Nord Charente.
  • l’exemple de notre CSE, son organisation et la constitution de son plan d’actions

Une expérience très très enrichissante. Une journée qui donne plein d’espoir dans le secteur du tourisme !

Le forum ouvert est une belle initiative. La possibilité de « papillonner » d’atelier en atelier permet d’échanger sur différents thèmes.

La mise en commun d’idées est vraiment LA solution à plein de problématiques, donc à 100 personnes c’est très riche !

Une très belle initiative qui a permis de mettre tous les participants sur le même pied d’égalité, de partager et d’échanger beaucoup d’idées. Très heureuse d’avoir pu participé à ce premier forum ouvert! Merci encore à toute l’équipe de la MONA 🙂

Lieu inspirant, format innovant, échanges constructifs, personnes bienveillantes…Au top !

L’impression que ce format respecte le rythme et la personnalité de chacun

Réussir à faire discuter/échanger et produire avec autant de participants et en une journée, bravo ! C’était très agréable et enrichissant de réfléchir à tous ces sujets.

Un forum ouvert QVCT réussit ! Un grand merci à Falco Baudon et Séverine Teulières pour la co-préparation, à l’équipe de Destination Agen et en particulier Élodie pour l’accueil et la co-organisation de ce forum ouvert QVCT, aux Hauts de la Frégate pour l’accueil et à Valérie Sieurac pour la délicieuse nourriture végétarienne.