« Accompagner et partager un Sud Vienne Poitou différent, respectueux et inspirant », c’est la raison d’être construite collectivement par l’équipe de l’office de tourisme de Sud Vienne Poitou. Loin d’être un simple slogan, elle matérialise plusieurs années de travail vers une dynamique plus collective. L’équipe nous raconte son cheminement, à plusieurs voix. Ce témoignage est complété des bons ingrédients pour se lancer dans une démarche de raison d’être, définis par le réseau des directions d’offices de tourisme de Nouvelle-Aquitaine.

L’envie de travailler dans de bonnes conditions

Samuel, d’où vient cette envie de repenser le fonctionnement interne ?

C’est personnel, lié à des expériences précédentes. Être dans de bonnes conditions permet d’avoir des relations plus sereines, prendre du plaisir à venir travailler. Et mettre en oeuvre des projets dans de bonnes conditions.

La première étape a été d’identifier les sources de tensions et de difficultés pour l’équipe, par exemple les plannings. Nous avons réglé des choses très concrètes et opérationnelles pour évacuer ces tensions. Au fur et à mesure, on est allés vers le travail en groupe, en équipe, de manière collective. Nous avons abordé ensemble la question de l’articulation entre vie privée et vie professionnelle, liée notamment aux plannings. Cela a donné plus d’anticipation, plus de facilité pour prendre en compte les besoins, se projeter. Les plannings sont faits désormais plusieurs mois à l’avance.

J’avais repris la main pendant 2 ans pour soulager la responsable accueil. L’objectif est d’avoir une gestion autonome. On n’y est pas encore, mais on tend vers.

Ensuite, j’ai découvert le parcours Entract qui m’a permis d’avoir une approche plus globale. De prendre en compte d’autres éléments complémentaires, comme les pratiques d’intelligence collective. Mes petits pas ont été de travailler progressivement de manière collective et de décloisonner.

Henri, Caroline et Céline, comment vous avez vécu le fait que votre directeur s’engage dans un parcours de formation sur la QVCT ?

C’est forcément rassurant que la direction entame ce type de démarche, ça veut dire que la direction cherche à ce que tout fonctionne le mieux possible. L’entract, je n’ai pas suivi depuis le début, mais je me suis dit super, hâte de faire la phase équipe. Je ne savais pas du tout à quoi m’attendre en terme de changement !

Identifier et formuler collectivement la raison d’être de l’office de tourisme

Quelles ont été les étapes et les productions collectives, de vos points de vue ?

Aujourd’hui, on est passés à l’étape supérieure sur le fonctionnement d’équipe. Mon intention managériale dans l’Entract était d’identifier et de formuler collectivement la raison d’être de l’office de tourisme. L’idée était d’avoir un sens partagé et commun, des valeurs, une direction et un cadre commun. Que chacun puisse s’y retrouver en tant qu’individu, en tant que personne et dans ses missions en lien avec ses compétences. Que chacun se sente vraiment intégré dans le fonctionnement de l’office de tourisme et dans son objet social.

J’ai découvert la notion de raison d’être dans l’entract, avec les sources d’inspiration, des lectures comme Reinventing Organization. Je suis en train de lire la permaentreprise de Sylvain Brezard. J’ai lu également le livre collectif avec Marine Simon sur l’intelligence collective. Cela permet d’évoluer, de se nourrir, de s’ouvrir à d’autres possibilités, d’autres fonctionnements.

Le séminaire d’équipe a permis de mieux se connaitre au sein de l’équipe, en tant que personne. Les différents outils et techniques ont permis cela. À partir de là, on a réussi à construire notre raison d’être pendant 2 jours de manière partagée et collaborative en faisant appel à des pratiques d’intelligence collective. On a utilisé le principe de l’entonnoir, pour produire notre raison d’être et trouver une certaine convergence.

J’ai ressenti une vraie cohésion, un vrai partage au sein de l’équipe pour produire une phrase, partagée par tous et validée par consentement. C’est donner du sens et du concret à la notion d’intelligence collective. Cela a lancé une dynamique au sein de l’équipe, sur quelque chose qui était inconnu, ou connu de manière partielle et ponctuelle. Depuis, on alimente lors de nos temps collectif. La raison d’être revient très fréquemment. Elle a été réellement bien appropriée. Avec peut-être une vigilance à bien définir le cadre de son usage. En décembre, nous avons poursuivi le travail sur les engagements collectifs et la priorisation de notre plan d’actions organisationnelles.

« Je suis complètement déroutée que mon cerveau n’ai pas du tout retenu laquelle des propositions de raison d’être parmi les 8 au total est sortie de mon esprit. C’est très déroutant, perturbant, convaincant sur l’intelligence collective ». – parole de l’équipe

De nouvelles pratiques de travail

Qu’est-ce que cela a changé dans vos manières de faire et de fonctionner ensemble ?

Ce que j’ai envie de partager, c’est cette découverte de l’IC. Cela donne des échanges constructifs et plus construits. J’ai adoré cette partie là de votre intervention. On constate plus de facilité dans les échanges, pas de sentiment de jugement.

À son retour de congé maternité, Céline constate « en ayant été absente plusieurs mois, je vois surtout de nouvelles méthodes de travail. Il y avait des personnes qui s’exprimaient peu : je ne vois plus du tout ça. Et inversement pour les personnes qui s’exprimaient plus, elles se régulent. La parole est plus équilibrée dans nos réunions. »

La raison d’être a impacté nos manières de faire, qui ont pu évoluer : le volet développement durable est encore plus présent dans l’équipe par exemple. Chaque action la respecte. Cela donne un cadre plus défini, collectif, plus efficace.

Samuel nous partage que « c’est un grand pas d’avoir une équipe qui s’est approprié les fondamentaux de l’intelligence collective. Il y a une réelle volonté de maintenir ce cadre de travail. Ce n’est pas facile car c’est un effort, on ne maitrise pas, on n’est pas formés à la facilitation mais il y a la volonté de chacun. »

« Sur les missions, je me pose plus la question du collectif, comment intégrer l’équipe dans mes missions. J’essaie de caler des ateliers pour lancer la démarche avec les collègues. Avant, j’aurais fait, puis présenté mon travail. Ce n’est pas du tout la même démarche ». – parole de l’équipe

Un processus d’amélioration continue

C’est quoi la suite, pour vous ?

Pour l’ensemble de l’équipe, la suite est de poursuivre le travail réalisé, en étant accompagnés pour « encore mieux assimiler ces fondamentaux qui ne sont pas simples à mettre en oeuvre. Ce n’est pas en 2 ou 3 jours de séminaire que l’on y arrivera. Il y a une vraie volonté de poursuivre dans ce sens. Il pourra y avoir en complément des temps de formation plus individuels proposés pour certains membres de l’équipe. » pose Samuel.

La suite est également « la réutilisation de la méthode, systématiquement ». Et l’amélioration continue : « on est dans une démarche qui ne s’arrête pas là ».

Quelle est votre vision de la QVCT aujourd’hui ?

« Ma vision de la QVCT aujourd’hui, c’est que c’est un processus d’amélioration continue. C’est sans fin. Plein d’éléments entrent en compte, notamment la perception de chacun sur son rapport au travail, ce que l’on vient y chercher. C’est aussi très personnel en réalité. Ce qui est difficile, c’est que j’avais une perception de la QVCT très objective, qui reposait sur des éléments mesurables et concrets (plannings, rémunération, matériel), et qu’en réalité les perceptions sont très différentes selon les membres de l’équipe. Et ces perceptions évoluent en permanence, en fonction de la personnalité, de la sensibilité, de l’environnement personnel. C’est donc une intention permanente et ce n’est jamais terminé. On peut se dire « j’ai traité les plannings, j’ai traité le matériel, etc », mais en fait, ça ne suffit pas. »

« Se sentir bien au travail, être content d’y aller, être en accord avec ce qu’on fait. Être au sein de l’équipe également, que ça se passe bien et que ce soit agréable. »

« On avait déjà une forme de qualité de vie au travail et on a réussi encore à évoluer dans ce domaine. Quand les saisonniers s’en vont, ils disent souvent qu’ils vont regretter l’ambiance. »

« On est dans une structure qui prend en compte l’humain, par exemple sur la gestion des plannings. Il y a eu des revalorisation de salaires. Cela participe vraiment à la QVCT. »

Le tout, c’est de commencer !

Samuel, tu conseillerais quoi à un manager pour commencer dans la QVCT ?

Je ne sais pas par où mais le tout c’est de commencer, quel que soit le bout de la bobine que l’on tire. Je ne sais pas s’il y a un bon bout. Ensuite, ajuster, s’adapter. Je ne suis pas sur qu’on l’ait abordé de la même manière entre les membres de l’Entract, c’est une question de sensibilité personnelle, de la situation de l’équipe. Ça s’est fait naturellement avec le contexte de l’équipe.

Se lancer ! Et se faire accompagner surtout, pour donner du cadre à ce travail, être orienté, identifier des/ses propres ressources, avoir des outils, des sources d’inspiration. Se rassurer aussi et ne pas rester seul avec ses questionnements. Et parfois pour se faire recadrer 🙂

Henri, Caroline, Céline, vous diriez quoi à des salariés du réseau qui souhaitent devenir acteurs de la QVCT ?

De ne pas avoir peur du changement que cela peut apporter. Quand on est acteur de la QVCT, ça roule, cela apporte beaucoup à une structure. Ne pas hésiter à décloisonner également.

Si la direction donne l’impulsion de se lancer dans cette démarche, il faut foncer.

C’est peut-être compliqué pour une équipe de lancer la démarche, si cela ne vient pas de la direction. Sur les grosses structures, cela peut fonctionner par service.

Vous nous partagez une fierté au travail de l’année écoulé ?

J’ai du animer une réunion d’équipe et je me suis sentie beaucoup plus à l’aise

Toutes les productions de cette année sur la randonnée : les documents, le site internet

Les dossiers ont bien été repris, continué, la transmission s’est bien déroulé et pareil pour la reprise.

Les bons ingrédients pour se lancer dans la démarche

Parmi les ingrédients nécessaires pour se lancer dans une démarche de co-construction d’une raison d’être, ont été cités :

• L’impulsion du management
• La préparation de l’équipe & l’explication de la démarche
• Une volonté commune (de l’équipe)
• Associer les acteurs à la réflexion
• Avoir une raison, un déclencheur
• Connaître le fonctionnement de son écosystème

Viennent ensuite des ingrédients secondaires :

• Avoir un manager inspirant, un leader convaincu & convaincant
• Avoir un besoin de trouver du sens
• Identifier les parties-prenantes
• Une ouverture d’esprit
• Accepter de se remettre en question
• Une forme d’humilité et de réalisme
• Arriver à se déconnecter du cadre légal
• Une adaptabilité et une souplesse
• Que le projet soit présenté à la gouvernance
• Un apport théorique externe
• Un environnement qui permet de s’exprimer librement
• Connaître les besoins des parties-prenantes
• Se dire que la structure a toute sa place dans l’écosystème
• Clarifier l’écosystème
• Se questionner sur les valeurs de l’entreprise
• Connaître les facteurs motivants des personnes qui travaillent dans la structure
• Se laisser le temps, toute l’année
• Anticiper le sujet pour ne pas subir
• Prendre en compte les individualités de chacun
• Changer de cadre de travail

La bonne recette consiste ensuite à croiser l’aspiration interne de la structure avec les besoins externes qu’elle perçoit, qu’elle reçoit. Pour nous, la clarification de l’écosystème, les valeurs, les facteurs motivants émergent de ce travail. Se donner le temps est indispensable, sans oublier de revoir la recette lorsque l’organisation en ressent le besoin. Et d’être accompagné pour poser un mode de fonctionnement qui fasse émerger l’intelligence collective.

Un grand merci à Henri, Caroline, Sabrina, Céline, Amélie, Séverine, Lucie, Corinne, Samuel, Lucie, Benjamin pour leur présence, leur travail collectif, leur curiosité et la qualité de leur écoute. Merci également aux participants du #NADOT23 qui ont permis de compléter ce retour d’expériences.

Pour en savoir plus et leur rendre visite…

https://www.sudviennepoitou.com/

Pour vous lancer dans une démarche collective…

contacter votre référent Mona ou en particulier Florent et Charlotte

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