Aujourd’hui nous observons de plus en plus d’organisations, tous secteurs confondus, formées avec des équipes en multi-sites. Les évolutions sociétales et technologiques des dernières décennies ont permis ou facilité ce changement. Les offices de tourisme ne sont donc pas seuls à observer des enjeux liés au travail en multi-sites et à tenter d’y trouver des solutions. Alors comment réussir à gérer le travail en multi-sites, et avoir en même temps une communication interne est au top ? A la MONA, nous nous sommes rapprochés de 2 structures qui se sont penchées sur le sujet : les offices de tourisme de Rochefort Océan et de la Vallée de la Dordogne. Lors du #NADOT19, le séminaire des directeurs des offices de tourisme de Nouvelle Aquitaine, Christophe Zamprogno et Yves Buisson, respectivement directeur de l’OT de Rochefort et de la Vallée de la Dordogne, nous ont partagés leurs retours d’expériences. Que vous soyez « débutants » dans la dynamique, ou « avancés », cet article vous relate des conseils de bases pour bien prendre en main ce type d’organisation, les changements organisationnels que cela provoquent et des différents temps de communication d’une équipe.
L’OT Vallée de la Dordogne c’est 2 étapes de fusion. D’abord à l’échelle du Lot et ensuite de la Corrèze (3 CDC aujourd’hui). Il y a aujourd’hui 2 BIT ouverts toutes l’année et 12 en saison (contre 20 après la fusion). Cela représente 2h30 de route d’un bout à l’autre (équivalent à la surface de l’île de la Réunion)
L’observation, la prise de conscience et le partage :
Avant tout, il est nécessaire de prendre conscience que la distance sera toujours présente, elle ne pourra être réduite. Néanmoins, vous pouvez mieux l’appréhender en équipe, la comprendre, l’accepter et l’intégrer dans le fonctionnement de votre structure et améliorer votre communication interne.
La première étape primordiale est donc d’étudier le fonctionnement de votre équipe et prendre conscience collectivement des situations de travail. C’est aussi la base de la Qualité de Vie au Travail (QVT). Il est donc nécessaire de :
- Comprendre le fonctionnement de travail de chacun
- Définir quels sont les besoins individuels pour se sentir bien. Et cela va au-delà des outils de communication.
Par exemple, l’équipe de l’office de tourisme de Rochefort a complété un questionnaire sur le sujet, en amont d’une formation avec la Mona sur la « communication interne » en 2018. Il a permis de mettre en avant leurs besoins spécifiques. Ce fut une étape essentielle pour enclencher la démarche.
Prendre le temps de comprendre est un facteur de réussite, alors « dépêchons-nous de prendre notre temps »
La co-construction
Cette étape complète la première car il est important de mettre en place collectivement une organisation qui soit comprise par tous et surtout partagée par tous. Cela passe donc par la définition des différents temps de communication interne et le choix des solutions, des moyens adaptés aux besoins de l’équipe. Nous vous partageons ceux que Christophe et Yves ont mis en avant lors de notre échange au NADOT :
| Temps de communication | Quel but ? | Comment ? |
| Les réunions d’équipes | Avoir le même niveau d’informations, pour travailler ensemble et en présentiel | Prévoir des fermetures hivernales pour des moments en équipe, en groupes de travail. Par exemple à la Mona, nous avons nos « Mona In » – nos réunions d’équipe, et nos « Mona Pow-wow » – nos réunions en groupes de travail. |
| Les réunions à distance | Permettre le travail à distance | Mettre en place un équipement informatique adaptée pour la visio-conférence |
| Les moments informels | Profiter de moments de convivialités hors bureau | Organiser des repas, des séminaires, des soirées ou des déplacements entre collègues |
| Les échanges informels ou instantanés | Créer du lien et de la cohésion, et éviter de surcharger la boîte e-mail | Mettre en place une messagerie interne pour des échanges informels, simples, pratiques et fun avec l’équipe
Exemple : Line, Skype, Messenger, What’s app, Hang Out (Gmail) et Slack |
| Le vis ma vie | Mieux appréhender le travail des collègues | Organiser des expérience de vis ma vie entre les équipes. L’OT de la Vallée de la Dordogne organise ce type d’expérience entre les cadres et le personnel d’accueil. |
| La logistique | Favoriser des déplacements réfléchis | Créer par exemple un planning de gestion des stocks de documentation, de produits. |
| Le partage d’informations | Transmettre une information qui ne demande pas de réponses de la part de l’équipe | Mettre en place une sorte de newsletter interne journalière ou hebdomadaire |
| Le partage des documents | Favoriser la transmission interne des documents de travail | Utiliser un serveur commun |
| La communication à distance | Connaître le planning des collègues | Partager l’agenda des collaborateurs |
| La communication pour les saisonniers | L’OT de Rochefort a décidé de partager le même niveau d’informations aux saisonniers que le reste de l’équipe. Cela doit s’anticiper mais le résultat est positif, ils se sentent membres à part entière et intégrés à l’équipe.
La vallée de la Dordogne s’est lancée dans l’expérimentation Bienvenue Ici pour l’été 2019 |
Le conseil de Christophe et Yves : Ne pas négliger la dimension humaine lorsqu’on réfléchit aux outils (formations, sensibilisation, explications)
L’accompagnement au changement et la formation
Une fois que les solutions et/ou les outils ont été choisis pour les différents temps de communication tout n’est pas encore joué. Il faut le temps de l’adaptation de l’organisation et de l’équipe. Yves et Christophe vous partage les changements organisationnels et les compétences nouvelles nécessaires :
- les équipes doivent devenir autonomes
- elles doivent apprendre à communiquer à distance sur leurs actions
- les collaborateurs doivent s’outiller dans la gestion de projets : former l’équipe puis trouver l’outil adapté
- les chefs de projets, quels qu’ils soient (directeur, manager etc) doivent être disponibles pour rassurer les équipes dans ces changements
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