La gestion du planning RH, c’est un peu le cauchemar de tous les managers. Et pourtant, dans un office de tourisme, on ne peut pas y couper ! Lors des précédents cafés MONA Gestion de planning, des retours du réseau ont apporté un regard nouveau sur les pratiques du réseau. Nous vous proposons donc de découvrir les retours et bonnes pratiques du réseau.

Cet article a été co-réalisé avec les offices de tourisme mentionnés dedans. Encore un grand merci à eux ! 🙂

Les plannings auto-gérés avec Aunis Marais-Poitevin

Un planning auto-géré désigne un mode d’organisation du temps de travail où les salariés organisent eux-mêmes leurs horaires, leurs tâches ou leurs présences, sans qu’un supérieur hiérarchique impose un emploi du temps. Cela relève de l’autonomie, de la responsabilisation, de la co-construction et de la transparence, de chacun.

Avantages :

• Plus grande souplesse et meilleure conciliation des temps pro/perso
• Valorisation de la confiance et de la responsabilisation.
• Réduction du micro-management et des conflits d’emplois du temps.

Risques ou défis :

• Peut créer des tensions si l’implication n’est pas équitable.
• Requiert une bonne communication et des outils adaptés.
• Nécessite une culture d’équipe
• Pour les modifications en cours de route, nécessite un tableau à part, y compris pour les RTT, les congés payés…
• Faible gestion et contrôle des modifications en cours de route

L’expérience à Aunis Marais-Poitevin 

Il y a des pré-requis à avoir :

• Une équipe qui sait communiquer, responsable, autonome
• Définir un cadre et l’agrémenter au fur et à mesure est nécessaire

Le repos 2 jours consécutifs, comment tu gères ?

Appréhension sur le sujet, mais ça s’équilibre au final, l’équipe prend les 2 jours consécutifs

Quelles sont les problématiques que tu rencontres ? 

• Réussir à intégrer les saisonniers qui ne sont pas dans la structure au moment de la réalisation des plannings : Les saisonniers sont questionnés en amont sur leur indisponibilité et un planning à part est réalisé pour les saisonniers sur lequel viennent se greffer les permanents.
• Si les gens habitent sur place : dans l’idée et dans un soucis de QVCT et éco-responsables : on privilégie le lieu de travail au plus proche de son domicile
  

Les logiciels utilisés dans le réseau 

Quel logiciel de gestion de planning utilisez-vous ? 

Aloa -> C’est une suite de solutions logicielles et de services d’externalisation dédiée aux professionnels et institutionnels du tourisme, tels que les offices de tourisme, collectivités locales, prestataires de loisirs et agences de voyage : Boutique/billetterie, Gestion commerciale, aloa commerce, Gestion du temps, Réceptif groupe, Taxe de séjour, outil collaboratif, externalisation IT

Points forts : Modularité, Accessibilité web, Interopérabilité, Formation et accompagnement

Ex : OT qui utilise Aloa : OT Marennes-Oléron

Evaluametris Tempo -> destiné à optimiser la gestion des agences de travail temporaire. Tempo propose une suite modulaire couvrant l’ensemble des besoins opérationnels des agences d’intérim : Gestion des missions et des plannings, Automatisation des contrats, Paie et facturation, CRM intégré, Statistiques et reporting, Comptabilité, Dématérialisation

Points forts : Conformité légale, Modularité, Interface intuitive, Support client dédié, Interopérabilité

Ex : OT qui utilise Tempo : OT Coeur du Bassin

Excel -> C’est un plan de travail détaillé qui informe à l’avance le personnel des missions à assurer dans les mois à venir. Ce n’est pas un outil de gestion du personnel, ni un agenda détaillant les différentes missions .

Didier Candiard, fidèle à son esprit réseau sans faille, nous partage mode d’emploi et tableau excel pour 2021. Nous vous proposons de les découvrir sans plus attendre

Exemple de Didier et Marlène de l’OT Villeneuve Vallée du Lot  avec le mode d’emploi et la feuille type

Planning 2021 mode emploi – Didier Candiard MONA

Planning 2021 grille excel – Didier Candiard MONA

Une question par rapport à l’utilisation de cet outil ? Didier pourra répondre à vos questions. Son mail : didiercandiard@gmail.com. Cela peut également passer par un RDV téléphonique à caler en direct avec lui.

Octime -> C’est un outil en ligne de gestion des ressources humaines. Il prend en charge les aspects RH de planification, temps de présence, badgeage, paie, etc. 

Points forts : Modulaire et flexible, Expérience utilisateur, Interopérable (connexion simple avec la paie, le SIRH), Adapté à toute structure

Ex : OT qui utilise Octime : OT Landes Atlantique Sud : Planning à l’année avec une anticipation annuelle réalisée avec l’ensemble de l’équipe courant octobre/novembre. Le passage par un logiciel permet de faciliter le comptage des heures et des CP, une trace des demandes CP et récupération. Actuellement en cours de mise en place pour 2025, probablement opérationnel à partir de septembre mais intégration de toute l’année 2025. Jusque là l’OT fonctionne avec un planning excel. Les salariés ont un tableau excel par mois avec le planning.

La gestion de la semaine de 4-4,5 jours 

Quelques offices de tourisme testent ou ont testé la semaine de 4 jours (Marennes-Oléron en été avec 4,5 jours, Cognac, Coeur du bassin, Sud Vienne Poitou, Angoulême)

Les conseils qui ont fonctionné pour les OT : 

• définir un jour fixe
• la période : par exemple en juillet août pour les permanents car il y a un renfort saisonnier. En hiver c’est plus compliqué aux vues des amplitudes horaires qui sont moins larges
• la flexibilité des horaires d’ouverture : flexibilité des horaires de novembre à mars car le bureau fermé bien souvent mercredi après-midi ou vendredi après-midi, renfort accueil si besoin
• mise en place : ex : intermittence 4 jours une semaine, 5 jours une autre semaine pour 35h.

Les pratiques dans les OT 

Cognac : 2 personnes ont la semaine de 4 jours, elles sont à 80% et ont choisi un jour fixe de repos. 

Coeur du bassin : Flexibilité des horaires de novembre à mars pour tous les postes en back office grâce à l’outil Evaluametris tempo qui permet une autonomie de chaque collaborateur, Pour les profils conseiller en séjour, la flexibilité s’applique aussi mais dans une moindre mesure car les horaires d’ouverture au public sont réduites

Sud Vienne Poitou : La pratique est 4 jours sur une semaine et 5 jours sur une autre semaine pour arriver aux 35 heures. Un fonctionnement possible avec la modulation. Tous les contrats à temps partiel travaillent sur 4 jours toute l’année.

Angoulême : 35h, 4,5 jours pour tout le monde. Chacun a choisi son après-midi donc c’est facile à gérer, 4 personnes à l’accueil, 4 personnes le samedi. En été Hors les murs > les horaires sont intégrés dans la journée pour éviter les heures supplémentaires

La gestion des plannings

Comment le réseau gère le timing pour la création des plannings ?

Plusieurs alternatives sont possibles : 

• pour certains planning à l’année, planning provisoire : 
  • Marennes : Demande les indisponibilités en amont des week-ends et construit la rotation des week-ends
  • Landes Atlantique Sud : Dossier individuel de chacun avec le suivi des CP, des heures supplémentaires 

Anticipation annuelle (octobre/novembre création du planning après) : Chacun positionne les périodes de congés souhaitées, se positionne également sur les week-ends travaillés, les jours de récup, Ce planning est ensuite vu par les deux personnes en charge plus les collègues CSE plus la directrice qui valide les propositions faites pour réguler si besoin. et assurer les permanences accueil. Lorsque le planning est validé, il est visible par tout le monde. A la marge, il y a toujours la possibilité de déplacer des congés, des récup, des week-ends travaillés en anticipation et en “s’arrangeant” avec ses collègues parfois. Alerte info publiée chaque fois qu’il y a des modifications sur le planning. lecture de ce planning à l’année. 15 jours pour faire sa demande de congés, impératif de l’été verrouille le planning. Montre aux collègues CSE, si blocage > directrice. tout le monde se positionne comme il le souhaite

Tous les collègues voient ce que les collègues mettent. 

• pour d’autres par trimestre :

ex : Angoulême : demande les disponibilités de chacuns pour les week-ends

• planning réalisé un mois avant :

ex : Destination Périgueux : Demande des congés un mois avant et dès 5 jours consécutifs > 2 jours de repos

La Rochefoucauld : Planning annuel N+1 conçu en novembre N + Réactualisation du planning tous les mois

• modulation du temps de travail :

ex : Bordeaux : Ce système permet à l’équipe de travailler un nombre d’heures variable chaque semaine, tout en garantissant que les conseillers atteignent la moyenne hebdomadaire de 35h. La durée de travail hebdomadaire varie en fonction des besoins du service ou de l’activité du conseiller en séjour. Un conseiller peut autant faire 40h une semaine et 30h la semaine d’après, du moment où ils ne travaillent pas excessivement d’une semaine à l’autre. Ce système est encadré par le code du travail et les dispositions de la convention collective, avec 2 repos consécutifs et des heures supplémentaires récupérées dans les deux mois maximum.

Comment apporter de la flexibilité dans les horaires ? 

Exemple : OT Coeur du Bassin : 

Une charte flexibilité et télétravail existe donc cela offre la possibilité d’arriver plus tard et/ou partir plus tôt. La difficulté en dehors du bureau d’accueil comme l’OT est en multi site est  de savoir si les collègues sont là ou pas là, un onglet dans teams permet à chaque collègue de prévenir lorsqu’il part plus tôt, s’il est en présentiel ou TT

Comment respecter le quota d’heure sur l’année ? 

Plusieurs solutions ont été relevées : 

• l’annualisation qui donne une souplesse
• la mise en place un CET (Compte Épargne Temps) en posant les heures qui n’auraient pas pu être prises

Comment gérer l’intégration du télétravail ? 

Les conseils des collègues : 

• Mettre des dates butoires pour poser les congés
• L’annualisation entraîne beaucoup beaucoup de souplesse sur la gestion des congés
• Arbitrage à faire dans les congés : pour palier à la règle priorité aux mariés, enfants … faire plutôt une liste de roulement des priorités
• Relève de la concertation, bien être au travail
• Impératif qui tombe après plannings > demander de changer avec un collègue en respect avec les 2 jours de repos consécutifs
• Exemple de l’OT de Bordeaux : Les salariés donnent les congés au plus tard le 10 mai pour le planning du mois de juin

Nous remercions une nouvelle fois l’ensemble des personnes qui ont contribué à l’élaboration de cet article. Si vous souhaitez les contacter pour avoir des informations, n’hésitez pas à contacter Manon ALBUIXECH : manon.albuixech@monatourisme.fr.