En novembre 2019, nous avons vu sur les réseaux sociaux qu’il se passait quelque chose du côté des offices de tourisme de la Vallée du Lot et des Bastides en Lot-et-Garonne !
Des photos, des posts sur Facebook nous mettent la puce à l’oreille et l’envie de creuser le sujet !

Il semblerait qu’un projet de carte touristique collaborative soit dans les tuyaux entre les offices de tourisme, habitants et prestataires de la Vallée du Lot et des Bastides (47).

Mais justement, de quoi s’agit-il exactement ?

Interview pour le projet collectif de Lise Blondel, chargée de communication à l’Office de tourisme Coeur de Bastides

L’origine du projet

Nous nous sommes alliés aux offices du Grand Villeneuvois, de Fumel Vallée du Lot, de Lot-et-Tolzac et du Confluent et Coteaux de Prayssas pour créer une carte collaborative d’un territoire qui ne prend donc pas en compte les frontières administratives internes au département, mais des frontières qui « font sens » pour un touriste : la vallée du Lot, où l’on peut aussi visiter des bastides.

Le projet a été réfléchi pendant l’hiver 2018-2019, et a vraiment démarré fin novembre.

En effet, le 28 novembre dernier, nous avons réuni environ 80 habitants et prestataires des 5 territoires ainsi que les équipes des offices, au théâtre Georges Leygues à Villeneuve-sur-Lot.

Les objectifs de cette journée étaient la présentation du projet, et surtout la collecte de « données » : les coups de cœur et les incontournables de nos invités parmi les activités et lieux touristiques proposés sur ce territoire.

Pourquoi ce projet ?

L’objectif de cette carte, en plus de s’adapter à une vision plus touristique qu’administrative du territoire, est d’humaniser les conseils et recommandations des offices de tourisme et plus globalement l’image de la vallée du Lot : les visiteurs auront l’avis des équipes d’accueil mais aussi des habitants et prestataires.

L’idée est venue du projet réalisé par l’Office de tourisme du Pays d’Ancenis : la carte des coins préférés, mais cette fois-ci avec deux niveaux de collaboration : les habitants et les offices de tourisme.

Pour chacun, c’est la première fois qu’un projet réunit autant de membres venant d’offices différents : les réunions sont très animées, nous avons dû les cadrer au niveau timing mais c’est un projet très stimulant. Pour chaque tâche, nous créons des binômes mixant les offices, cela permet de travailler avec de nouveaux collègues, de manière différente.

1ère étape : des ateliers de co-construction

Les participants étaient donc répartis en groupes de 8 personnes, tous territoires confondus, et un membre d’un des offices animait chaque table.

Nous avions reconstitué un fond de carte à partir de captures Google Maps et nous les avions imprimés en très grand format pour permettre aux participants de disposer des gommettes colorées et des post-it, afin de localiser leurs propositions.

A la fin des 20 minutes de réflexion, un tour de table est réalisé, chacun présente (5-10 min) son incontournable, ses coups de cœur et les 5 mots qui représentent le mieux le territoire selon lui. L’animateur note tout dans une feuille « compte-rendu », et un vote a lieu pour déterminer les favoris.

L’après-midi, les directeurs (Christine Slawinski, Sandra Dudragne, Charles Bazillais), les chargés de communication (Cédric Magnol, Gautier Rosso et moi-même), la chargée de développement tourisme du Lot et Tolzac (Anaïs Wolff) et le responsable du service tourisme du Confluent et Coteaux de Prayssas (François Delhert) ont compté combien d’éléments nous avions collecté : 66 incontournables, 408 coups de cœur et 105 mots.

Nous avons présenté ces chiffres aux participants en fin d’après-midi, et avons répondu aux éventuelles questions.

2ème étape : la concrétisation du projet

Puis nous nous sommes réunis pour concrétiser le projet : le 12 décembre, nous avons fait le point sur la méthode, les rôles de chacun.

Le cahier des charges avait déjà été commencé, mais nous avons pu avancer et affiner les détails : grammage du papier, nombre de volets, taille de la carte etc. Nous avions apporté aussi des cartes afin de comparer les styles de fonds de carte et de graphisme des pictogrammes, pour préciser notre demande dans le cahier des charges et y glisser les styles de carte qui nous plaisent.

Nous avons aussi déterminé ce que nous voulions indiquer sur le fond de carte : cours d’eau, lacs de pêche et de baignade, routes, forêts… ainsi que les lieux à symboliser en pictogrammes. Les incontournables seront représentés sous forme de dessins, et en photo.

Nous avons également choisi d’informer régulièrement les participants du projet de son avancement : une 1ère newsletter a été envoyée début janvier pour rappeler ce qui a été fait le 28 novembre (tous n’étaient pas là au moment du compte-rendu), et une 2ème fin février.

Le travail de sélection de coups de cœur selon leur pertinence et la « force » du souvenir/de l’expérience évoqué(e) a commencé dès début décembre également, pour réduire le nombre de 408 à une cinquantaine, avec encore quelques doublons (plusieurs coups de cœur pour un même lieu, mais expérience différente bien sûr).

En janvier, nous nous sommes aussi réunis, pour décider de quelques pictogrammes à ajouter, la façon dont seront présentés les incontournables, la représentation des OT sur la carte, le rétroplanning pour la suite. Nous avons validé le cahier des charges pour que Christine Slawinski lance l’appel d’offres. Les chargés de communication du Grand Villeneuvois et de Cœur de Bastides ont été chargés de « creuser » les coups de cœur sélectionnés : pour la plupart d’entre eux, les auteurs n’ont pas assez détaillé leur souvenir/expérience, nous les recontactons pour en parler de vive voix,  il y en a une trentaine. Puis nous harmoniserons la rédaction de ces contenus.

Le 6 février, nous nous sommes revus pour étudier les offres des différents prestataires intéressés et faire notre choix, évoquer la convention de refacturation pour la création de cette carte, vérifier que la méthodologie est claire pour tous. Nous avons encore raccourci la liste des incontournables, car en janvier nous avions choisi une dizaine d’incontournables par territoire, mais nous nous éloignions du concept original : oublier les frontières des territoires ! Nous avons donc raisonné de manière globale : où conseille-t-on aux touristes d’aller quand ils viennent en vallée du Lot ?

Nous sommes arrivés à un top 15 des incontournables qui seront représentés par une photo sur la carte et non plus une cinquantaine. Les autres seront numérotés et détaillés au dos de la carte. Pour cela, il a fallu faire attention aux susceptibilités politiques.
Ce jour-là, nous avons aussi commencé la réflexion pour le titre et le visuel en 1ère de couverture.

La suite du projet 

Nous avons prévu un appel téléphonique le 27 février avec le cartographe pour fixer avec lui tous les détails du cahier des charges. C’est aussi la date pour laquelle il faudrait que toute la matière soit prête, y compris les coups de cœur (le plus long à préparer puisque ça dépend de la disponibilité des participants).

Nous nous réunirons à nouveau en mars mais nous n’avons pas encore défini la date, cela dépendra aussi du retour du cartographe.

Dès que la carte sera parue, nous formerons les personnels des 5 offices de tourisme, y compris les saisonniers bien sûr, à la présentation et à l’utilisation de cette carte : un discours harmonisé est la suite logique de ce projet, nous devons connaître et nous approprier le territoire commun, et non plus uniquement le nôtre !

Merci Lise pour ton partage d’expérience !

Nous avons hâte de voir le rendu de cet outil ! Bien évidement nous alimenterons cet article avec la suite du projet !