Vis ma vie d’accompagnateur de porteurs de projets

Accompagner les porteurs de projets, c’est apporter une nouvelle activité sur son territoire. C’est une nouvelle activité économique, un ou plusieurs nouveaux habitants, parfois une activité à but social, environnemental, de loisirs pour les locaux. Bref, c’est un apport dynamique au territoire. Il est accompagné par tout un écosystème, dont l’office de tourisme, la collectivité ou le PNR peuvent être le fil rouge. Rémi, de l’office de tourisme Bisca Grands Lacs, Charlotte, de l’office de tourisme de l’Entre-deux-mers et Béatrice, du Parc Naturel Régional des Landes de Gascogne, nous partagent leur quotidien et nous expliquent la plus-value de cette mission pour un territoire. Tous trois membres d’un groupe de travail à l’oeuvre depuis 2017 et animé par la Mona, ils participent à la réflexion pour mieux accompagner ces porteurs de projets, avec la création d’outils et d’éléments de sensibilisation.

Accompagner les porteurs de projets, une mission

L’accompagnement des porteurs de projets, ça fait partie des missions de base de ta structure ? Si non, pourquoi s’être lancé ?

Rémi Planton : C’est une mission de base inscrite lors de la création du nouvel office de tourisme au 1er janvier 2017. Lorsque l’on a imaginé le champ des possibles, on a voulu y intégrer l’accompagnement des porteurs de projets. C’est un super levier de collaboration avec les collectivités : on n’est que 7 communes.

D’entrée, on l’a présenté comme un service, un accompagnement, une présence. On a suivi la logique de « work in progress ». On partait de zéro. Personne n’était au courant, il a fallu faire connaitre cette mission. Ça s’est mis en place naturellement finalement, on a fait peu de démarchage. C’était un argument pour valoriser l’intérêt de l’office de tourisme communautaire. On a, en parallèle, installé des permanences dans chaque commune pour garder une présence terrain. Cela a permis d’éviter l’effet « hors sol » qui s’instaure souvent suite aux fusions.

Charlotte Genet : Une mission historique vue comme un levier pour faire du développement touristique sur un territoire vu comme « peu touristique ». L’objectif : faire remonter les projets, faire le lien avec les différents services (développement économique, urbanisme,…). C’était le cas à l’époque, ça l’est encore aujourd’hui.

Cela nous permettait d’avoir un sujet de conversation avec les communautés de communes, de légitimer le rôle de l’office de tourisme sur le territoire

Béatrice Rénaud : Le Parc a joué un rôle d’accompagnement du développement touristique local dès sa première révision de Charte, en 1994. À une époque où les financements publics (Europe, Région, Départements) étaient généreux pour les initiatives de tourisme rural, le Parc a joué un rôle d’ingénierie technique et financière apprécié par les opérateurs et par les services. Cet accompagnement a perduré et est aujourd’hui inscrit dans la Charte du Parc, dans notre projet de service et dans ma fiche de poste ainsi que dans celle d’un collaborateur.

Un accompagnement sur mesure

Concrètement, ça ressemble à quoi un accompagnement ?

Béatrice : C’est d’abord de l’écoute, de la confiance, de la transmission de ressources utiles au projet.

Ça peut s’apparenter, pour certains projets portés par les collectivités locales, à une mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage.

C’est aussi de la connexion avec d’autres ressources du territoire : l’Office de Tourisme local, tel acteur développant une activité utile au projet de l’interlocuteur, le service urbanisme de la communauté de communes pour combiner les particularités du projet au règlement local, un artisan référent dans les travaux requis, l’agence de développement économique du territoire pour une recherche de foncier, l’assistance à l’établissement d’un business plan, et plus récemment l’ADI ou la Caisse des Dépôt pour des projets requérant l’intervention d’investisseurs tiers….

Cela se traduit par de la production de notes d’avis ou de prescriptions. Des points de programme éco responsables permettent d’inscrire le projet dans de future démarches de marquage, rédaction de cahiers des charges… 

Le premier contact se passe bien souvent par téléphone, il permet de cerner le projet, le niveau d’avancement de l’opérateur, ses besoins et notamment ce qui l’amène à contacter le Parc. Ce premier contact met aussi le doigt sur l’enjeu des règlements d’urbanisme, déterminants pour l’avenir du projet. Les échanges et rencontres qui suivent se déroulent presque toujours sur le lieu du projet.

La première est dans la mesure du possible réalisée en compagnie de l’Office de Tourisme afin que l’opérateur apprécie bien le partenaire potentiel qu’il représente pour sa future activité. Elles alternent des moments en binômes de mise au point, d’échanges d’actualités… et des séances qui rassemblent des services utiles à l’instruction administrative ou financière du projet.  

Pas de protocole préétabli, notre intervention s’adapte au niveau de maturation du projet, au besoin de l’opérateur.

Elle revêt cependant un caractère pro-actif car il est important  pour nous que les investissements s’inscrivent au mieux dans les enjeux de la Charte du Parc. 

Les clés d’un accompagnement réussi

Quelles seraient vos clés pour un accompagnement qui abouti en projet ?

Charlotte : Il n’y a pas de modèle. Il y a des éléments clés qui reviennent dans la méthodologie.

  1. Un premier contact, par mail, téléphone. Rarement de visu. Il permet de savoir de quoi l’on traite, où ça se situe, quel est le timing.
  2. Un rendez-vous terrain. Ça peut aussi être à l’office ou chez eux si le site n’est pas trouvé. L’objectif est qu’ils se sentent en confiance : il faut créer ce climat de confiance. Ce premier rdv permet de « dresser le portrait » du porteur de projet, d’évaluer ses attentes (mise en réseau, rassurance, juridique, méthodologique,…).
  3. Un retour mail avec de la matière, à l’issue du terrain. Ce sont des éléments importants à leur communiquer, qu’ils n’ont pas forcément demandé, mais que je juge utile de leur passer.
  4. Deux options pour la suite :
      1. On s’arrête là.
      2. On poursuit par des échanges mail ou un second rendez-vous. Et ainsi de suite.

Quand le projet est abouti, a minima une visite à la fin et le lien avec le reste de l’équipe (service commercial, service visite, service labellisation/qualification,…). Et là, en théorie, mon rôle s’arrête. Sauf exception, quand on reste le contact privilégié.

Ils ont confiance, on les a accompagnés plusieurs fois. Le lien reste, même s’ils ne restent plus dans la catégorie porteurs de projets.

Rémi, c’est le même modèle pour toi ?

Je me retrouve totalement. On en a longuement parlé lors de la formation « coacher ses porteurs de projets » avec Brigitte de Boucaud. Dans tout ce que décrit Charlotte, il y a aussi beaucoup de coaching. Le temps de maturation est important. Où en est la personne ? On la situe dans le « CPS » (Creative Problem Solving : clarification, idéation, prototypage).

J’applique trois clés :

  1. le débroussaillage (quoi ? qui ? où ? comment ?)
  2. la méthodologie (quelles étapes on travaille ensemble ?). Je reprends la méthode du marketing prospectif (formation de gestion) qui passe par la logique du marché (de la concurrence aux 5P). Si la personne passe toutes les étapes avec succès, son projet a de bonnes chances de réussir.
  3. le suivi : sur le territoire de Bisca Grands Lacs, il y a un petit nombre de personnes accompagnées donc ça se fait assez simplement.

Les besoins du porteur de projet identifiés par le groupe de travail.

Des outils co-construits et partagés

Un exemple d’outil utilisé à nous citer ?

Charlotte : Nous, on a mis en place un tableau basique de partage par communauté de communes : descriptif, attentes, typologie,… À chaque fois que j’ai le porteur de projet, je note les actions réalisées, à recontacter ou prochaine étape. Puis, j’actualise des colonnes avec mes remarques, une fois l’accompagnement terminé (adhérent OT, partenaire, labellisé, coût du projet et part de subvention en fonction des financeurs). Cet outil me convient. Je l’ai monté donc c’est toujours plus facile.

Béatrice : Idem, nous nous sommes dotés d’un tableur de suivi des projets partagé avec les Offices de Tourisme et les Communautés de communes. Chacun inscrit en temps réel les étapes de son accompagnement. 

Nous l’avons complété d’un répertoire partagé des ressources utiles aux projets, situées sur le territoire ou à proximité avec des entrées différenciées : urbanisme et enjeux patrimoniaux, business plan et faisabilité, réglementations, formations, écogestion, promotion, financements….

Ces outils collaboratifs illustrent notre intention d’offrir aux porteurs de projets un écosystème d’accueil facilitateur de leur implantation.

Chacun se connaît et a perçu ses complémentarités, et peut donc renvoyer de manière éclairée sur le partenaire du territoire le mieux placé pour répondre aux besoins du porteur de projet.

A l’échelle des projets, nous produisons pour chacun une notice “écoresponsabilité” du projet. Elle reprend, pour chaque point à enjeux ( insertion paysagère et architecturale, régulation thermique et énergie, eau, matériaux de construction… ) des prescriptions discutées ensemble et adaptées aux caractéristiques et au budget du projet.

Créer du lien sur le territoire

Quel est le lien avec les autres missions de l’OT ?

Charlotte : Lorsque le porteur de projet a des questions sur la commercialisation avant de finaliser, je le renvoie vers ma collègue qui est bien plus calée que moi. Lorsqu’il y a des projets « exceptionnels », j’en parle en réunion d’équipe. C’est important que l’équipe soit au courant d’une nouvelle offre phare sur le territoire. Sur un projet de labellisation, pareil. Je n’attends pas la fin du projet pour le renvoyer vers ma collègue pour lui donner des conseils. Par exemple lors de l’aménagement d’un chai avec les critères du label « Vignoble et Découverte » : c’est mieux si c’est pris en compte dès le départ.

Les porteurs de projets, une fois installés, ne deviennent pas partenaires systématiquement. Mais c’est très souvent le cas, et beaucoup plus lorsqu’il y a un vrai accompagnement en amont.

L’écueil qu’il peut y avoir, c’est qu’ils le prennent la première année mais pas ensuite, car ils peuvent être déçus des services proposés. C’est le « baby blues » du porteur de projet, comme dit Béatrice…

Ils peuvent adhérer 2 ans et puis nous dire « merci, c’était sympa, mais il y a booking ». L’enjeu est de transformer l’essai de la fidélisation.

Et pour vous, Rémi et Béatrice ?

Rémi : Sur mon territoire, les porteurs de projets ont souvent déjà une culture « business ». Ils créent une nouvelle activité. Sur une moyenne de 10, 6 sont des personnes accompagnées pour consolider, confirmer leur étude de marché sur le projet. Le lien avec les collègues se fait plus naturellement, ça roule plus facilement pour valoriser et travailler ensemble ensuite.

Béatrice : L’office de tourisme du territoire du projet est donc associé dès la phase de premier contact, en général au niveau de la direction. Elle oriente rapidement l’opérateur vers les missions productrices de ressources telles les statistiques de fréquentation, les données clientèles, les données quanti et quali sur l’offre. Ensuite, un contact avec la mission chargée des prestataires (et le panel de services qu’elle propose)  permet d’appréhender un environnement facilitateur pour la future activité.

 

Des compétences techniques, et surtout humaines

Quelles sont les compétences nécessaires pour réaliser cette mission ?

Charlotte : Multiples ?!! C’est complexe : ça nécessite à la fois une connaissance de la méthodologie de projet, du territoire. Et des compétences techniques, sur du conseil. Effectivement, la démarche qualité dans un office de tourisme et les boites à outils permettent de s’en sortir, mais il faut un solide bagage.

Des compétences transversales ensuite. Une vision transversale du développement territorial, de pouvoir faire le lien avec différents secteurs (urbanisme, social, environnement,…).

Cela demande des connaissances globales, une certaine rigueur. Une connaissance de la vie de l’entreprise aussi. C’était tout l’intérêt de la formation que l’on a faite en 2019 avec Jérôme Forget (« Comprendre les bases de la création d’entreprise« ).Cela m’a conforté dans ce que je fais au quotidien, cela m’a apporté.

Cela demande aussi des connaissances de base en webmarketing : connaissance du produit, commercialisation en ligne. J’abordais très peu ces sujets là avant la formation, je le fais beaucoup plus maintenant.

Le savoir-faire, ok…

Charlotte : Et évidemment, le savoir être. On pourrait même commencer par ça. Savoir écouter, avoir de l’empathie. Savoir aussi dire les choses parce que c’est pas toujours évident de dire à quelqu’un « je pense que vous êtes en train de prendre de gros risques, et je vous conseille de vraiment y réfléchir ».

Dans la réalité, quand on quitte tout pour vivre en Entre-deux-mers avec un prêt sur 30 ans et 3 enfants… C’est aussi une responsabilité de notre part qu’ils se posent les bonnes questions. Ça pour moi, c’est encore de l’humain.

Rémi : Deux points pour compléter : le savoir être est pour moi la priorité des priorités. Ensuite, être animateur réseau, pour savoir où aller chercher les informations. Il faut aussi savoir renvoyer et être assez ouvert pour se dire « j’ai l’info, je restitue, j’accompagne », ou encore « je ne l’ai pas, je vais la chercher auprès de ceux qui savent ».

Béatrice : Je suis sur la même longueur d’onde que Charlotte et Rémi. Même si cela peut donner l’impression d’enfoncer des portes ouvertes, la connaissance de l’économie touristique, une approche marketing, une culture de base de l’entreprise, et dans notre contexte particulier, de l’écogestion, sont de nature à conforter un climat de confiance avec les interlocuteurs.

Une plus-value à affirmer

Quelle est la plus-value de ta structure / de toi / de tes collègues ?

Béatrice : Je dirais la connaissance des enjeux du territoire (environnementaux, urbanistiques, culturels, touristiques), une approche transversale et pluridisciplinaire qui permet un apport large dans un temps réduit. Et aussi une bonne connexion avec les institutions locales, départementales et régionales nous positionnant comme des facilitateurs de projets.

Rémi : La notion d’appartenance et de rassurance. Appartenance, car c’est plus facile aussi sur un petit territoire. Les gens sont là pour un projet de vie. Soit ils y vivent, soit ce sont des nouveaux arrivant : on créée une appartenance à ce territoire. De rassurance aussi, car ils voient qu’ils ne sont pas seuls. Cela construit un socle, cela créé une image, un réseau. On est tout jeunes, on n’a pas des moyens énormes, ni de gros projets entreprenariaux. Mais il y a toujours cette petite musique permanente. Je reprends cette expression de Jacques Heldt, du Cabinet Criter, « territoire d’entreprises et entreprises de territoire »…

Et pour toi, Charlotte ?

Je complèterai en disant que le fait de faire de l’accompagnement des porteurs de projets, ça permet de rester sur le territoire. Cela nous permet, nous, office de tourisme, d’être toujours dans le « vrai », c’est à dire dans la réalité terrain. Pour d’autres acteurs, que le projet fonctionne ou pas, la structure a réalisé et vendu sa prestation. Pour nous, c’est des acteurs du quotidien. Si on n’a pas été bons ou efficients, on se tire une balle dans le pied pour l’activité derrière. S’ils se plantent, nous, on n’a plus rien à vendre derrière. Si on arrive à le faire ressentir dans notre discours, cela créé le côté confiance.

Pour nous, le porteur de projet n’est pas un numéro. On intervient de A à Z. On leur tient la main. Mais on n’a pas peur de leur lâcher la main, quand on sait qu’une autre personne ou autre structure est plus compétente sur un sujet. La capacité à mettre en lien et à ne pas avoir peur de le faire est un élément essentiel.

Une forte valeur ajoutée auprès des élus

Comment la valoriser auprès des élus ?

Rémi : On présente la mission et les résultats lors des permanences avec chaque commune et avec la communauté de communes. J’ai vu M. Dupont, Mme Durand qui a tel ou tel projet sur votre commune. Souvent, c’est utile de prouver par a + b les interactions nécessaires. Par exemple, un porteur de projet qui cherche un lieu, soit une asso, soit autre structure. Il manque de locaux, il a du matériel (imprimante 3D,…). Il est difficile de lui proposer un lieu. C’est arrivé sur plusieurs communes. On se dit qu’on commence à avoir un engouement.

C’est à ce moment qu’on va voir la communauté de communes ou le Pays et on fait remonter le besoin. Ensemble, on voit ce qu’on peut faire. Là, la solution a été de répondre à un AMI tiers lieux de la Région, par exemple. C’est un outil pour créer du dialogue, notamment dans un contexte de concurrence rude.

Investir dans le principe de guichet unique : le tourisme, c’est du développement économique. Si je suis l’interlocuteur privilégié, je peux répondre aux porteurs de projets et renvoyer vers les bons interlocuteurs.

Existe-t-il d’autres moyens de valorisation, en Entre-Deux-Mers ?

Les permanences sont pour nous aussi un outil qui permet de faire le lien. On a mis en place depuis un an une newsletter trimestrielle pour l’ensemble des maires et des élus de la communauté de communes avec aussi le/la chargé.e de communication. Ce sont toujours les mêmes catégories d’articles :

  • les chiffres clés sur votre secteur (nombre de projets labellisés, nombre de porteurs de projets accompagnés, fréquentation),
  • la parole aux habitants,
  • la parole aux prestataires,
  • les actions de communication réalisées,
  • un focus sur un événement à venir
  • et enfin un article spécifique sur la communauté de communes (et chez vous, que se passe-t-il ?).

On ne dit pas tout, mais quand on le dit c’est détaillé avec des éléments pratico-pratiques. C’est plutôt bien perçu. Cela reste une newsletter avec un taux d’ouverture de 40%, ce qui n’est pas trop mal. Cela reste toujours à peaufiner. Aujourd’hui, on aimerait toujours plus que les élus comprennent mieux notre rôle.

Et au PNR des Landes, comment valorisez-vous cette action auprès des élus ?

A l’échelle du territoire du projet, cela passe par une information systématique, à un moment adéquat, de l’élu local. A l’échelle du territoire du Parc et de celui de notre projet Ecodestination, c’est le partage et la validation avec notre comité exécutif de la nature de nos interventions et du service rendu. Les séances annuelles de bilans ou de rencontres pro permettent des coups de projecteurs sur des projets aboutis ou sur leur lancement.  

En résumé, la plus-value de notre mission est de préparer la venue de projets en phase avec l’identité du territoire et ses dynamiques d’acteurs.

Les projets accueillis rejoignent le réseau des acteurs fédérés autour du projet du Parc, s’inscrivent d’autant mieux dans la logique Ecotourisme/Imaginaterres ou la Marque Parc.

https://ecotourismepro.jimdofree.com/

Une forte valeur humaine sur un territoire

Finalement, c’est quoi pour toi, en un mot, l’accompagnement des porteurs de projets ?

Charlotte : Humain

Rémi : Harmonie

Béatrice :  C’est de contribuer à la réussite des entreprises par la prise en compte des enjeux du territoire et plus globalement du développement local et durable (oups, c’est plus qu’un mot !!).

Pour clore cette interview sur une belle note humaniste, peux-tu nous raconter ton meilleur souvenir d’accompagnement de porteur de projet ?

Rémi : Le meilleur, c’est celui qui part de rien et qui se lance. J’en ai eu 2 ou 3. Avec des profils en milieu rural assez particulier. On a fait des super trucs. Je dis « on » car on l’a fait ensemble, vraiment.

Charlotte : Je vais reprendre mon projet de ferme de médiation animale : ça reste mon meilleur souvenir. C’est un projet que j’accompagne depuis 4 ans. Depuis leur arrivée en Entre-Deux-Mers avec simplement une idée écrite. Cet été, son année 2020 était quasiment bouclée, avec à terme une embauche à envisager. Ce sont des bons souvenirs car on part de presque rien. Et on arrive à un projet où on a des gens de toute la région qui viennent, où on a réussi à créer une offre improbable, sur un sujet peu porteur (tourisme & handicap).

Le porteur de projet me dit « ça aurait marché, on se serait lancé sans l’accompagnement, mais tu nous as fait gagner 2/3 ans ».

Aujourd’hui, elle se rémunère, ce qui n’était pas gagné au départ. Ça aurait été compliqué. Si on n’avait pas cherché de subvention, si elle n’avait pas réfléchi à d’autres opportunités, si on ne l’avait pas invitée au forum Handi Cap Nouvelle Aquitaine sur lequel elle a pu se faire connaitre et faire des rencontres. 2/3 ans, à l’échelle d’un projet en route depuis 2 ans, c’est énorme !

Béatrice : Le mien, c’est d’avoir vu bouger les lignes de chaque partie prenante lors de la conception et de l’instruction « hors normes » du projet de Cap Cabane. Un projet qui trouve sa place en bordure d’un site Natura 2000, des opérateurs qui reculent leur front de cabanes dans la pinèdes pour préserver la ripisylve. Une DFCI qui consent à considérer que la biodiversité d’une forêt galerie constitue un pare-feu naturel qu’il n’est pas nécessaire de débroussailler. Une DDTM qui accepte d’anticiper sur un futur document d’urbanisme…. Le tout rendu possible par une table ronde « permanente » autour de laquelle plusieurs fées légitimement déterminées (élus, Parc, CDT 33…).Béatrice, Charlotte, Rémi, un grand merci à vous pour votre précieux témoignage et vos travaux au service de tout le réseau !

Aller plus loin…

Béatrice, Charlotte, Rémi, un grand merci à vous pour votre précieux témoignage et vos travaux au service de tout le réseau !

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