Opération nettoyage des données numériques en Béarn des Gaves !

Nettoyage des données numériques - Photo : Julie LannesLe 20 mars dernier avait lieu le Cyber World Clean Up Day … la journée mondiale du tri de données numériques ! Vous n’étiez pas au courant ? Vous n’avez pas encore trié vos données ? Pas de panique ! Clara de l’Office de Tourisme du Béarn des Gaves nous raconte comment l’équipe a procédé pour sa journée de nettoyage des données numériques renommée le “Data-half-day” 😉 de quoi donner des idées pour effectuer un ménage de printemps de ses données numériques.

 

Une équipe engagée en faveur du développement durable

Dans l’équipe, on est tous des enfants du territoire, ça nous paraissait naturel de faire des écogestes, de protéger notre nature, d’acheter en circuit court, de participer aux opérations de nettoyage du bord des Gaves, etc. On faisait déjà de nombreuses actions mais pas dans l’idée du développement durable mais plutôt pour rendre service et répondre à la demande comme le covoiturage pour les curistes ou encore le fait d’avoir une charte d’écogestes interne pour la démarche qualité.

Parallèlement, on voulait faire quelque chose d’important pour le territoire. En 2018, des inondations de Salies-de-Béarn, ont durement touché la ville, ses habitants, son tissu économique, commercial et touristique. L’office de tourisme a été totalement dévasté. Ça a été un élément déclencheur.

De plus, la dynamique médiatique autour du développement durable a pris de l’ampleur. On a eu la combinaison d’acteurs engagés présents sur le territoire comme le syndicat mixte Bil ta Garbi mais aussi dans l’équipe de l’office de tourisme, je me souviens notamment des débats quand j’ai ramené pour la première fois ma gamelle en verre et que l’équipe m’a dit “mais tu as pas peur de la casser ?” puis petit à petit on s’est toutes équipées de gamelle en verre. Même débat avec les gourdes où Julie nous a fait tester toute la collection de la gourde en silicone qui se replie, à celle en verre ou encore en inox !

Petit à petit les habitudes ont changé et le développement durable nous est apparu comme la suite logique à nos actions et à notre territoire. On était toutes convaincues, on a donc sollicité un accompagnement auprès de la MONA pour créer une dynamique d’équipe et pouvoir développer les trois piliers du développement durable à l’échelle du territoire car même si on était déjà engagée côté économique en local et côté environnemental, on savait qu’on ne faisait pas toutes des bonnes actions et qu’on pouvait aller plus loin en créant une dynamique avec nos partenaires.

 

L’idée de la journée de nettoyage des données numériques

OT Béarn des Gaves - Crédit photo : Olivier Robinet

L’équipe de l’office de tourisme Béarn des Gaves – Crédit photo : Olivier Robinet

Si on s’est lancé dans ce Data-half-day c’est à cause de Jérôme du duo d’expairs qui nous a accompagné durant ces 3 journées avec la MONA, ou plutôt GRACE à lui. Mon poste est sur la promotion numérique et j’ai conscience qu’en terme d’écologie, l’utilisation du numérique à un véritable impact par la pollution qu’il génère. Quand Jérôme, nous a parlé du Data Day qu’ils organisent dans le Seignanx pour nettoyer leurs données numériques, cela nous est vite resté en tête.

Puis j’ai été formée à la gestion en interne de sa démarche durable à Captieux, avec Jérôme et Béatrice et dans mon plan d’action j’ai listé de nombreuses actions pour sensibiliser le public à une démarche durable que j’ai soumis à l’équipe pour qu’on décide conjointement de la démarche à suivre. J’ai donc présenté les idées à mes collègues, lors d’une réunion d’équipe QVT/Tourisme Durable en octobre 2020, en plein air au soleil. On a fait la liste de ce qu’on voulait prioriser (avec des papers boards recyclés!) et le nettoyage de nos données numériques est remonté très vite en premier.

 

L’organisation du data-half-day

Lors de notre réunion d’équipe, nous avons décidé des modalités de cette journée de tri des données numériques qui sera en réalité une demi-journée car en hiver, nous sommes fermé tous les mardi matin pour pouvoir réaliser des travaux en interne (réunion du personnel, rencontre avec les pros, éductours…). De plus, il faut faire les choses par étape, et une demi-journée pour débuter, c’est déjà très bien. Nous avons donc choisi la date, le 16 février et la semaine précédente nous avons discuté de la méthode :

  • Se réserver le créneau dédié sur son agenda et ne rien prévoir d’autre
  • Éloigner toute source de distraction (téléphone, répondeur, mail) pour être concentré à 100%
  • Suivre la trame pour avoir la méthode de tri : sur internet, sur l’ordinateur en lui-même, sur ses archives et sur ses contacts
  • Rester connecté à la messagerie d’équipe pour pouvoir s’épauler en cas de besoin
  • Prise en main et autonomie, il n’y aura pas de vérification à la fin de la matinée, c’est une émulation d’équipe

Ainsi l’équipe avait toutes les cartes en main pour lancer le ménage de printemps des données numériques et réduire notre impact digital.

 

Quelle suite allez-vous donner à cette journée ?

Ce n’est que la première édition ! Une matinée, ne suffit pas mais cela a permis à l’équipe de se rendre compte de tout ce qui était stocké sur leur ordinateur (mails datant parfois de plusieurs années, photos loupées, base de données pas à jour …) et d’effectuer un premier tri voir même de changer quelques habitudes (penser à supprimer sa corbeille régulièrement, utiliser les favoris pour ses recherches web…). Quelques jours après ce data-day on en a d’ailleurs profiter de l’occasion pour aller plus loin et mettre à jour tous nos mots de passe.

La création d’une trame a été réalisée à plusieurs mains. C’est important car tout le monde n’a pas une aisance naturelle avec les outils informatiques et cela permet de ne rien oublier. Ce document a d’ailleurs été mis à jour à la suite de la journée pour rajouter des éléments oubliés et sera amené à vivre en même temps que l’équipe pour évoluer.

Bloquer un moment commun permet également de s’entraider. Toute l’équipe a réalisé cette demi-matinée de bon coeur, on en a toute reparlé, ça renforce l’esprit d’équipe et acte notre engagement.

Chaque année, nous avons prévu de réaliser une journée de nettoyage des données numériques comme celle-ci ce qui nous permettra d’obtenir un bon rythme car on aura des habitudes, on a certainement loupé des choses mais on a fait en fonction de ce qui nous paraissait utile et important. Qui dit premier DataDay, dit erreurs ! Bien entendu, on a supprimé des mails, documents,… qu’il ne fallait pas. C’est le jeu de l’apprentissage ! Morale : soyez attentifs et concentrés ;-). Pour notre part, on fera mieux la prochaine fois !

 

Un grand merci à Clara pour avoir pris le temps de répondre à mes questions et à toute l’équipe pour leur engagement et leur bonne humeur sans faille !