Piloter vos démarches de progrès avec le service AnCodea

En tant que tête de réseau des offices de tourisme de la région Nouvelle-Aquitaine, nos missions nous amènent à travailler quotidiennement auprès du réseau pour favoriser la montée en compétences des individus et des organisations.
Au delà des actions de formations, la MONA et d’autres partenaires mettons à disposition du réseau des outils d’analyse, des référentiels métiers, des diagnostics stratégiques. Ces ressources se retrouvent hébergées sur différents outils et plateformes.

En 2018, nous avons décidé d’investir dans la solution AnCodea éditée par ChangeForSaas. Cette solution répond à une problématique simple : comment faciliter l’accès à ces différentes ressources pour un office de tourisme ? 

Pourquoi AnCodea ?

AnCodea pour Assistant Numérique pour la COnduite de Démarche d’Evaluation et d’Amélioration a la capacité d’héberger et diffuser à un même endroit différents diagnostics et référentiels.

L’accès pour les offices de tourisme est unique et gratuit. Il permet d’accéder à tous les référentiels que nous aurons préalablement intégrés à la plateforme (SNUT, Qualité Tourisme…).

Les offices de tourisme peuvent donc :

  • entrer leurs données,
  • s’auto-évaluer,
  • consulter les préconisations et conseils pour comprendre un critère,
  • charger ses propres documents liés au référentiel mais également pour chaque critère,
  • partager et interagir avec son relais territorial par un système de messagerie,
  • suivre sa progression grâce au plan d’action personnalisé,
  • se comparer avec d’autres offices de tourisme équivalent.

En résumé AnCodea c’est : 

Un service pensé pour collaborer avec les partenaires

Notre objectif à court et moyen terme est d’enrichir progressivement la collection de référentiels en lien étroit avec notre stratégie de professionnalisation.
Cette logique de service pensé pour le réseau des offices de tourisme peut aussi servir d’exemples pour des offices de tourisme qui souhaitent à leur tour utiliser AnCodea pour animer leurs propres partenaires privés dans des démarches de progrès.

La MONA travaille aussi dans une logique de co-animation avec les relais territoriaux départementaux. Cela se fait notamment pour les référentiels comme la Démarche Qualité. Ces derniers ont accès aux résultats de leurs offices de tourisme et peuvent les auto-évaluer et les accompagner de manière individuelle.

Comment utiliser AnCodea ?

 

La Foire Aux Questions

Question : « Quelle possibilité d’intégration d’éventuels référentiels locaux (qui ne dépassent pas aujourd’hui l’échelle régionale…). Critère d’intérêt national pour intégration ? Développement à prendre en charge localement si référentiel uniquement local ? »
Réponse : Précision « technologique » : tout type de contenu peut-être intégré à AnCodea (diagnostics, évaluations, référentiels, labels, enquête de satisfaction, questionnaires divers…).
Précision concernant la mutualisation de contenus : si des Relais Territoriaux souhaitent intégrer des contenus spécifiques à leur territoire dans ce cas ils doivent également disposer d’une entité AnCodea. En revanche, étant donné que leur public est le même que le notre (des OT), des contenus généraux pourraient être clonés dans l’entité de la Mona et mis à disposition de tous les OT de la région.
A noter : que lorsque plusieurs structures disposent d’une entité propre sur AnCodea, elles peuvent mutualiser leurs contenus.

Q : « Est-ce qu’il est envisagé de pouvoir avoir un accès pour les prestataires accompagnés par l’OT dans leurs démarches de classement, qualité ? »
R: Les adhérents des OT étant des prestataires, les contenus sont spécifiques, aussi si votre OT souhaite utiliser AnCodea pour piloter ses propres démarches auprès de son réseau il doit disposer de sa propre entité sur la plateforme. En revanche, nous pourrions centraliser ce type de contenus et les mettre à la disposition de tous les OT de la région dans le cadre d’une mutualisation d’outils. Là encore à partir du moment ou vous disposez d’une entité, les contenus peuvent être clonés.

Q : »Est-ce que l’on pourra savoir quels sont les territoriaux sur chaque département ? »
R : AnCodea permet d’affecter des utilisateurs à des groupes. C’est ce que nous ferons dans le cadre notamment de l’accompagnement des relais territoriaux dans la démarche Qualité en accord avec l’organisation déjà en cours.
Lorsque vous vous connecterez vous pourrez voir votre relais territorial et communiquer avec lui également via la fonctionnalité de flash message.

Q : « Est-ce que les données entrées dans AnCodea sont visibles dans le détail par tous les utilisateurs ? »
R : Non. En tant qu’utilisateur du Front, il est impossible d’accéder aux données d’un autre utilisateur. L’espace de votre OT en tant qu’utilisateur du Front office est privé et sécurisé. De plus, les données sont anonymisées dans le cadre de l’auto-positionnement (évaluation comparative). Seuls les administrateurs ont accès aux données. Les administrateurs évaluateurs (relais territoriaux) ont strictement accès aux données des OT de leur groupe. Quant à nous, MONA, nous avons accès à l’ensemble des données de notre entité en tant que Super Admin.

Q : « Est-il possible d’intégrer ISO 9001 ? »
R : Etant donné que les chapitres 4 à 10 de la norme ISO 9001 sont déjà intégrés dans AnCodea car utilisés par d’autres clients le clonage est possible sur une autre entité.

Q : « …donc on peut y créer nos propres campagnes à usage interne ? »
R : A partir du moment où vous disposez d’une entité sur AnCodea : Oui !

Q : « Est-ce-qu’il y aura une mutualisation des référentiels d’une marque Ombrelle vers les OT qui sont sous cette marque mais avec leurs identités propres ? Par exemple comme pour le Bassin d’Arcachon qui a développé ses classements de meublés. »
R : Idem. Grâce aux fonctionnalités de mutualisation, vous pourrez suite au clonage disposer d’un référentiel et l’adapter aux spécificités de votre territoire ».

Ces Q/R sont issues d’un webséminaire partagé avec le réseau. Si vous souhaitez le visionner, n’hésitez pas à nous en faire la demande.

AnCodea est une solution éditée par