Directeur⸱ice, je crée une relation de confiance avec mon élu⸱e

En amont d’embarquer son élu·e dans n’importe quelle réunion ou projet, l’étape essentielle est de faire connaissance avec son interlocuteur afin de clarifier son écosystème de référence et d’adopter les bonnes habitudes de travail.

Pour cela, vous pouvez établir une liste de questionnements essentiels à la bonne réalisation de tout projet : Comment préférez-vous que l’on communique ? Quelle est la nature des décisions que l’on peut prendre chacun individuellement et celles que l’on décide communément (périmètre de décision) ? Au sein de la collectivité, quelles sont les autres personnes clés dont les périmètres de décision peuvent impacter le développement du tourisme localement ?

Le conseil des directions : préparez une checklist des éléments à voir et à convenir impérativement ensemble . Sur quels sujet souhaite-t-il être systématiquement informé ? 3 priorités du mandat ? Les projets prioritaires à 100 jours ? Ainsi, à chaque nouvelle mandature, il n’y a plus qu’à sortir la checklist !

Et oui, cela peut paraître évident et pourtant qui peut affirmer bien connaître son élu·e ? Il ne s’agit pas de découvrir ses moindres hobbies/passions mais de provoquer un moment convivial pour en apprendre davantage sur son fonctionnement et sa personnalité. C’est-à-dire, exprimer ses besoins mutuels, ses attentes par rapport aux différentes missions, sa vision, ses envies et projets. Cette connaissance est à double sens et qui sait, elle donnera peut-être même lieu à une certaine complicité.

Le conseil des directions : embarquez votre élu·e loin du bureau pour des rendez-vous de travail. Allez sur le terrain, chez l’un de vos partenaires, au restaurant, lors d’une manifestation, etc.

Un seul rendez-vous avec son élu·e pour acter des grandes décisions n’est pas suffisant. Afin d’en faire un véritable acteur de votre écosystème local, il va falloir ritualiser des moments. Pour cela, rien de plus simple que de définir des créneaux dans vos agendas sans pour autant les rendre systématiquement obligatoires. C’est un bon moyen d’avoir des nouvelles, engager la discussion et pourquoi pas continuer à faire connaissance et ainsi partager vos ambitions pour le territoire.

Le conseil des directions : partagez vos agendas et ritualisez ensemble des moments en alternant téléphone, rendez-vous en visio ou en présentiel. Proposer un récapitulatif hebdomadaire bref en quelques points, vocation à informer des actions de l'OT pour présidence, VP et éventuellement DGS.

Dans le cas d’une relation en « indifférence » il peut-être difficile d’avoir l’écoute de son élu·e. A ce moment-là, il peut être opportun d’intégrer des tiers de confiance qui peuvent jouer le rôle d’observateur voir même de lobbying en votre faveur.

Le conseil des directions : créez un groupe de discussion dédié (WhatsApp, Signal…), avec votre élu·e et des tiers observateurs, ainsi vous encouragerez les échanges et l’effet « groupe » peut vous permettre d’obtenir plus facilement une réponse.

Pas toujours évident pour un élu·e, surtout s’il ne vient pas de votre univers, de connaître toute votre équipe, votre fonctionnement, votre organisation quotidienne. Pensez donc à mieux lui faire connaître votre équipe et vos métiers en l’intégrant aux grands moments de vie quotidienne de l’équipe (bilan de saison, grande réunion, etc.) 

Le conseil des directions : optez pour une journée « vis ma vie » et immergez-le dans le quotidien d’un office de tourisme de l’accueil, en passant par la commercialisation, l’accompagnement des prestataires, etc. 

Ce n’est pas non plus toujours évident de connaître le secteur touristique, les acteurs qui le composent, le territoire et ses spécificités, etc. Partagez votre expertise avec votre élu·e en lui proposant des éductours, envoyez-lui des ressources (articles de veille, articles de fond), etc. Cela vous permettra sans doute de mieux vous comprendre, de parler « le même langage ».

Le conseil des directions : partagez à votre élu·e les tendances touristiques ou suggérez-lui des newsletters lui permettant de se tenir au courant de l’évolution du secteur et de son écosystème, de l’évolution des métiers, de l’évolution des comportements/aspirations des clientèles, apporter des exemples d’initiatives mises en place ailleurs, sur d’autres territoires, créer des contenus courts (vidéos, podcast), etc) et pédagogiques avec l'IA (NotebookLM par exemple), pour projection en Codir ou visionnage en ligne.

Votre élu·e est humain comme vous, il a des valeurs qui font sens pour lui. Comme vous le feriez avec l’un·e de vos collègues, évitez de rentrer en conflit mais prenez en compte ce qui a du sens pour lui afin d’adapter votre argumentaire.

Le conseil des directions : amusez-vous avec les chapeaux de Bono qui est un très bon outil pour développer son argumentaire en fonction de différents profils/réactions auxquels nous pouvons avoir à faire face.

Lorsque vous défendez un projet, appuyez-vous sur les VRP de l’office de tourisme qui peuvent être des habitants, des prestataires, des commerçants, d’autres élus, etc. L’objectif : montrer que votre projet emporte de l’adhésion pour pouvoir convaincre plus facilement.

Le conseil des directions : impliquez vos partenaires dans vos projets cela les valorisera et fera d’eux des ambassadeurs de votre structure.

Indissociable de la mesure précédente, l’idée est de faire parler de son office, de ses actions en se prenant en photo lorsqu’on va sur le terrain, en utilisant les réseaux sociaux, etc. Ne pas être trop modeste et ne pas hésiter à faire son auto-promotion pour expliquer son rôle, ses actions. Ne pas hésiter non plus à valoriser les acteurs, les citoyens œuvrant dans la cause du développement local, du développement touristique du territoire. La mission de « coordination des acteurs » a davantage de poids lorsque ce sont ces gens qui en parlent et qui parlent du rôle qu’occupe l’office sur le terrain. Cette communication permettra à votre élu·e de mieux comprendre votre utilité au quotidien. Ce qui pourra venir alimenter, consolider les échanges avec votre élu·e et ses homologues, lors de vos CA, AG, CODIR, Conseil d’exploitation… et ainsi semer de belles graines plaidant pour la cause du développement local, du développement touristique, et de fait de l’importance de soutenir l’activité de l’office.

Le conseil des directions : utilisez les différents médias à votre disposition pour communiquer régulièrement sur vos actions et partagez votre quotidien. Ne surtout pas se satisfaire d’un « simple » bilan annuel.

Jamais une action sans … évaluation ! Remettez en question les différentes actions précédentes, le périmètre d’intervention, la manière de communiquer, etc. Tout ceci permet d’adopter des actions correctrices et de s’assurer que la relation s’inscrive dans la durée de manière pérenne et durable.

Le conseil des directions : mettez en place un tableau de bord de vos projets avec indicateurs convenus dès le début. Ce tableau de bord, acté avec votre élu·e, sera votre fil rouge de discussion, d’analyse et de suivi des avancées des projets de votre structure.