L’Office de tourisme d’Andernos recrute un.e chargé.e de promotion

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE
→ Accueil, information et conseil aux touristes et aux locaux
→ Promotion – Communication

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS ET TÂCHES

→ Accueil, information et conseil aux visiteurs

Préambule : cette mission d’accueil, d’information et de conseil aux visiteurs incombe à tout agent de l’office de tourisme
o Accueil physique et téléphonique, qualitatif et professionnel, en trois langues : nécessité de présence 1 WE sur 4 en basse et moyenne saison, 1 WE sur 2 en haute saison ;
o Apport d’un conseil « éclairé » sur l’offre touristique locale et les produits de la destination : programme d’activités de loisirs, de visites guidées, d’animations ; offre d’hébergement et de restauration / dégustations d’huîtres ; incontournables du bassin d’Arcachon et de la Gironde ;
o Gestion des demandes indirectes d’information dans les délais imposés par la Démarche Qualité Tourisme (courrier, formulaire de contact, e-mails, messenger) ;
o Actualisation quotidienne des informations : gestion de l’espace d’accueil, de l’affichage et des présentoirs (espace de travail accessible, réapprovisionnement de la documentation, mise à jour affichage intérieur et extérieur) ;
o Vente et encaissement via le logiciel WE LOGIN: produits de la boutique, partenariats, stationnement campings-cars (cas exceptionnels), activités de loisirs et visites guidées, billetterie Dolce Vita.

→ Promotion – Communication :

Préambule : afin d’optimiser nos ressources en communication, nous avons choisi d’internaliser les contenus éditoriaux (textes mais aussi photos et vidéos) des principaux outils (site web, éditions majeures). A noter que pour les éditions 2021 à 2023, un appel d’offres a été formulé afin de renouveler / mettre en cohérence (site web) la charte graphique.

 Aide à la conception des éditions papier ou « print »

o Magazine de destination :
Ce document, édité annuellement, présente l’offre touristique d’Andernos, tout en conservant des données pratiques essentielles à la préparation et au bon déroulé d’un séjour sur place.
Certaines informations relèvent de l’éditorial « pur » et sont donc valorisées par des textes (traduits) et des photos en interne.
D’autres information relèvent de l’offre des partenaires de l’OT (prestataires d’hébergement, de restauration et d’activités de loisirs). Ceux-ci sont sollicités chaque année pour renouveler leur partenariat. Une organisation spécifique est donc nécessaire pour respecter les délais de réalisation impartis :
– Mise à jour du guide du partenaire ;
– Mise à jour des fiches d’informations (pré-remplies ou non), en fonction de l’évolution de l’interface SIRTAQUI (en doublon avec la personne référente SIRTAQUI) ;
– Extraction des codes VIT et mail personnalisé ;
– Phases de relance (mail ET téléphone) ;
– Relectures des BAT.
La livraison à l’OT doit toujours être effectuée au plus tard le vendredi précédent les vacances de février.
Cette mission requiert de mettre à jour régulièrement le fichier partenaires de l’OT, document qui doit être accessible par tous, notamment pour l’organisation des rencontres partenaires.
o Guide estival
Ce document présente l’offre d’activités de loisirs et de visites guidées, pour la période du 1er juin au 30 septembre, des partenaires ayant conventionné avec l’office de tourisme dans le cadre du service « billetterie ». Une organisation spécifique est donc nécessaire pour respecter les délais de réalisation impartis :

– Mise à jour des informations, en collaboration avec la personne référente (conventions) ;
– Relecture des BAT.

o Plan de ville
Ce document est un support essentiel pour la découverte d’Andernos, et est très demandé par les visiteurs et les partenaires de l’OT. Il est ré-édité chaque année.
Il présente :
– Au recto : carte légendée, avec zoom sur centre-ville ;
– Au verso : index des rues, numéros utiles (qui nécessitent chaque année une mise à jour), encarts publicitaires à charge de l’agence de com.

Le renouvellement requiert de travailler en collaboration avec le service urbanisme de la mairie d’Andernos, et d’effectuer des recherches pour les numéros utiles (via les pages jaunes ?).
La personne référente « éditions » participe de fait à toute manifestation (bourse d’échanges, …) et réunion en lien avec cette thématique.

o Toute création de dépliants internes, flyers et affiches, en respect avec la charte graphique de l’office de tourisme et en relation avec le service communication de la mairie d’Andernos :
– Papeterie ;
– Dépliants pour les activités des vacances scolaires ;
– Dépliants en langue étrangère ;
– Guide du partenaire : mise en page à revoir annuellement ;
– « Pistes de Robin » ;
– Bilans internes (mise en page à revoir annuellement) ;
– Invitations aux rencontres partenaires ;
– Tout document de travail nécessitant une mise en page spécifique (présentation power point pour des réunions, etc…).
o Mise à jour des éditions du SIBA (relecture).

 Aide à l’utilisation des outils numériques
o Rédaction et mailing de 2 lettres d’informations mensuelles, à destination du grand public et des pro. Un document partagé à l’ensemble de l’équipe permet à chacun d’y contribuer.
o Editorial du site web de l’office de tourisme : être force de proposition pour les contenus non syndiqués et leur mise en page, veiller à ce que chaque nouveau texte soit traduit en anglais, espagnol et allemand.
o Gestion des réseaux sociaux : être force de proposition pour performer les outils en place (Facebook et Instagram).
o Principale contributrice au blog et au journal de bord du SIBA.

 Mise en place de la GRC, Gestion Relation Client, ou comment performer une base de données clients
Dans le cadre du classement de l’OT en catégorie 1, la GRC est un pré-requis obligatoire.
Avant sa mise en place, il conviendra de définir les objectifs souhaités. L’agence de communication SEPPA accompagnera l’OT pour cette mise en place, afin de développer les outils nécessaires à la collecte des données à partir de tags MailChimp.
Il conviendra de définir : la ligne éditoriale, la construction de scenarii « avant » – « pendant » et « après » le séjour, les templates des e-mailings (pour qui ? quel contenu ?).

 Création de reportages photos et vidéos
Le visuel a une part très importante dans l’imaginaire des visiteurs. Il contribue au choix de la destination des vacances.
o Production de reportages photos et vidéos (montage)
o Gestion de la photothèque

Tâches occasionnelles :
o Soutien pour la saisie/mise à jour SIRTAQUI et la création/le relais de posts sur les réseaux sociaux en l’absence de la personne référente.
o Régisseur mandataire.
o Tout projet en relation avec le développement durable et l’itinérance (label Accueil Vélo, Ecocertification, développement et valorisation des sites naturels, …) ;
o Assistant de prévention.

 

CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EMPLOI
 Lieu d’affectation : office de tourisme, Esplanade du Broustic, 33510 ANDERNOS LES BAINS
 Durée hebdomadaire de service : temps complet
 Horaires de travail : horaires variables en fonction de la saison_temps de travail annualisé
 Moyens mis à disposition : ordinateur, logiciels (WELOGIN, INDESIGN, montage vidéos), appareil photo, véhicule de service, programme de formations en lien avec les missions attribuées (à la demande du responsable hiérarchique et de l’agent).
 Modalités d’organisation du travail et contraintes :
– travail en bureau ;
– travail le week-end et les jours fériés ;
– présence en accueil accentuée de Pâques à la Toussaint.

 Relations fonctionnelles : travail en équipe au sein du service ; participation aux réunions internes et de suivi individuel ; à des réunions techniques (en extérieur ?) en lien avec les missions attribuées ; relations possibles avec d’autres offices de tourisme, collectivités ou autres administrations.

Autonomie et responsabilité : autonome dans l’organisation d’une partie de son travail ; missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique dans le cadre des réunions internes.

Compétences
 Les « savoir-faire »
– Très bonne connaissance quantitative (les partenaires) et qualitative de l’offre touristique du territoire (Andernos, Bassin d’Arcachon, Gironde);
– Utilisation de logiciels (Microsoft, SIRTAQUI, WE LOGIN, messagerie, Adobe InDesign, mailchimp) ;
– Force de vente pour les produits « visites », « activités » et « Dolce Vita » ;
– Capacité à organiser son temps de travail (accueil et back office) et à gérer les priorités ;
– Classement et ordonnancement des dossiers papier et informatique de manière simple et accessible à tous (cf arborescence)_veiller à opérer un tri régulier ;
– Maîtrise de deux langues étrangères ;
– Connaissance des techniques et outils de communication (dont numérique) ;
– Respect des voies de décision hiérarchique.

 Les « savoir-être »
– Aptitude à l’écoute et à l’expression orale;
– Goût des relations humaines ;
– Discrétion ;
– Ponctualité ;
– Courtoisie ;
– Aptitude au travail en équipe ;
– Capacité d’initiative, réactivité, productivité et polyvalence ;
– Créativité.

Santé au travail
 Risques du poste : contact avec un public parfois difficile (agressivité), fatigue visuelle due au travail sur écran d’ordinateur et douleurs possibles à la main (utilisation de la souris).

 

Temps de travail annualisé
Rémunération indiciaire (grille fonction publique territoriale)
Participation de la collectivité « santé et prévoyance »
Adhésion au CNAS

Date limite d’envoi des candidatures : lundi 31 mai 2021
Date de prise de poste : 1er septembre 2021
Par mail c.favreau@andernos-les-bains.com
Par courrier office de tourisme d’Andernos – esplanade du Broustic – BP 42 – 33510 ANDERNOS LES BAINS
Pour toute demande : par mail c.favreau@andernos-les-bains.com / par téléphone 05.57.70.36.53