Contexte de la structure

Avant de parcourir l’annonce qui va suivre pour déterminer si tu seras notre prochain·e collègue, laisse-nous te présenter succinctement notre structure.

La MONA est la Mission des Offices de tourisme de la Nouvelle-Aquitaine, association loi 1901 de douze salariés dont la première mission est de professionnaliser les salariés du réseau des Organismes de tourisme. Œuvrant sur le périmètre de la Nouvelle-Aquitaine, elle se définit par trois activités principales.

• C’est une fédération qui anime, fédère le réseau professionnel des organismes de tourisme, et le représente dans différentes instances
• C’est depuis 2010 un organisme de formation, spécialisé dans l’évolution des compétences et des organisations de l’écosystème touristique institutionnel. 
• C’est une agence régionale, partenaire de la Région Nouvelle-Aquitaine, chargée de la mise en œuvre de la politique régionale sur la professionnalisation et l’organisation touristique des territoires.

Ces trois activités font l’ADN de la MONA et se développent de façon agile et dynamique. Notre raison d’être : “Nous facilitons les mises en réseau, la création et la transmission, de manière procool, pour des individus et des collectifs sereins au travail, dans le respect du vivant.”

Nous sommes un collectif uni, impulseur, bouillonnant, technique et respectueux œuvrant au sein d’une organisation vivante et soucieuse de l’épanouissement de ses collaborateurs.

Notre mission s’inscrit dans un projet associatif 2025-2030

Dans le cadre d’un remplacement temporaire pour congé maternité, nous recrutons une personne motivée pour un poste d’assistante de formation en CDD temps plein. Ce rôle est une véritable opportunité de rejoindre une équipe dynamique et de contribuer activement à la bonne gestion de nos formations.

Le poste 

En tant qu’assistante de formation, tu seras au cœur de l’action pour garantir le bon déroulement de nos activités de formation. Tu seras principalement responsable de la gestion administrative et logistique des sessions, mais aussi en contact avec nos clients et partenaires.

Tes missions principales 

Gestion des relations clients et fournisseurs

• Produire et suivre la contractualisation avec les fournisseurs dans le cadre du marché public sous la responsabilité de la personne en charge des marchés publics
• Suivre les inscriptions aux sessions de formation avec notre logiciel Dendreo (si tu ne connais pas, pas de panique, tu vas adorer !)
• Produire et envoyer tous les documents administratifs relatifs aux inscriptions, devis et conventions (et rendre tout ça super fluide !)
• Gérer les inscriptions sur liste de souhaits
• Effectuer les relances administratives et gérer les réceptions de documents (conventions, devis, prise en charge OPCO)
• Créer et maintenir une relation procool avec nos stagiaires et partenaires (par mail, téléphone et parfois en face à face)

Logistique et organisation des sessions

• Paramétrer le logiciel de l’organisme de formation pour les sessions de formation
• Organiser la logistique des sessions : réservation des salles, gestion de la restauration..
• Ponctuellement, accueillir nos formateurs et stagiaires avec un grand sourire 😁

Gestion des ventes et suivi financier

• Créer des devis, facturer et suivre les paiements (tu aimes les chiffres ? Parfait !)
• Relancer les factures impayées (toujours avec sourire, même au téléphone !)
• Enregistrer les paiements dans Dendreo (super pratique, tu vas voir)

Suivi de l’activité de l’organisme de formation

• Gérer les boîtes e-mail dédiées, tout organiser, et rendre ça hyper efficace
• Suivre les indicateurs financiers et les tableaux de bord avec la direction

Vie du réseau et de l’équipe 

• Participer aux réunions d’équipe (avec des idées nouvelles et des bons moments !)
• Mettre à jour les bases de données internes (de façon fluide et ultra organisée)

Si tu coches toutes les affirmations suivantes, alors tu es peut-être la personne qu’on recherche ! 

Compétences techniques 

• Tu maîtrises les dispositifs de financement en formation (OPCO)
• Tu connais (ou es prêt·e à maîtriser) des logiciels spécifiques de gestion comme Dendreo pour l’OF et Ciel pour la comptabilité ?
• Tu maîtrises les outils Google comme Gmail, Drive et toute la suite ? Ces outils n’ont plus de secrets pour toi !
• Tu es à l’aise avec le suivi d’un budget
• La gestion administrative et le suivi financier (devis, facturation, relances) n’ont aucun secret pour toi ?
• Ton agenda hebdomadaire est toujours parfaitement organisé, tu n’as jamais un rendez-vous oublié ? (Tu es un·e expert·e de la planification et de l’organisation)

Compétences relationnelles 

• Tu sais travailler en équipe et tu apportes ta pierre à l’édifice pour un travail collaboratif de qualité
• Prendre des décisions après consultation et concertation fait partie de ton quotidien
• Tu contribues à la création et à l’actualisation de ressources et tu n’hésites pas à apporter ta touche personnelle 

Compétences personnelles 

• L’autonomie est une de tes forces : tu sais prendre des initiatives et faire avancer les choses de manière proactive.
• L’adaptabilité est ton super pouvoir : tu t’épanouis dans un environnement dynamique et en constante évolution.
• Tu es discret·e et attentif·ve aux détails : la confidentialité et la précision sont essentielles pour toi.
• Tu sais qu’un esprit collaboratif est essentiel pour réussir en équipe et tu n’hésites pas à encourager la cohésion.
• Enfin et surtout, tu es engagé·e dans une démarche durable et tu considères que chaque action compte pour un avenir meilleur.

L’organisation du travail 

• Contrat : CDD temps plein
• Durée : 6 mois (du 05 mai au 07 novembre inclus)
• Salaire : Échelon 2.1 Indice 1900 de la convention collective des organismes de tourisme soit un salaire brut mensuel de 2 337.01 €
• Avantages : Tickets restaurant (même en télétravail, on t’assure que tu mangeras bien !)
• Lieu de travail :
  • Dans les bureaux de la MONA, Cité Numérique, Unitec (Entrée 2B, 406 boulevard Jean Jacques Bosc, 33130 Bègles)
  • Et bien sûr, le télétravail (avec l’accord de l’association, parce que la flexibilité, c’est la vie !)
• Déplacements ponctuels en Nouvelle-Aquitaine pour ajouter un peu de variété à ta routine
• Mise à disposition :
  • Lors de tes déplacements : véhicule de service (pour tes déplacements en mode confort)
  • Lors de tes déplacements : voitures en autopartage (le futur de la mobilité, c’est ici !)
  • Ordinateur portable pour être efficace partout
• Convention collective : Tourisme (organismes) – parce qu’on veut que tu sois bien entouré.e et protégé.e !

Le processus de candidature 

• Si cette mission te fait vibrer, nous attendons ta candidature jusqu’au 26 mars 12h sur  professionnalisation@monatourisme.fr
• Le 31 mars, nous t’apporterons une réponse pour un entretien ou te remercier et te souhaiter une bonne poursuite dans tes recherches
• Premier entretien avec 2-3 membres de l’équipe le 08 avril
• Second entretien avec d’autres membres de l’équipe le  17 avril
• Prise de poste prévue pour le 05 mai après-midi